– Lähdin rakentamaan Viilua omien kokemusteni pohjalta. Olen toiminut monissa taloyhtiöiden hallituksissa ja joutunut tuskailemaan työkalujen kanssa. Esimerkiksi viestinnän työkalut eivät taloyhtiöissä aina ole tätä päivää, kertoo Viilun toimitusjohtaja Sami Pussinen.
Pussinen on taustaltaan ohjelmistokehittäjä. Taloyhtiöille digitaalisia ratkaisuja tarjoavan Viilun hän perusti puolitoista vuotta sitten. Pian mukaan liittyi myös pitkään kiinteistöalalla yrittäjänä toiminut Tuomas Jurvelin. Heidän lisäkseen palvelua kehittää tällä hetkellä kaksi ohjelmistokehittäjää.
Yhtiökokouksen koko prosessi samalla alustalla
Viilun palvelu tarjoaa taloyhtiöille valikoiman sähköisiä palveluja, joista asiakas valitsee haluamansa moduulit. Tarjolla on viestintäominaisuuksia, kuten sähköinen ilmoitustaulu, keskustelukanavat ja asukaskyselytyökalu. Lisäksi on dokumenttien hallintaa ja sähköinen vuorovarauspalvelu. Päätöksentekoon liittyviin moduuleihin kuuluu etäkokoustyökalu.
– Osa on tilannut käyttöönsä koko palvelun, jotkut käyttävät vain esimerkiksi etäkokousominaisuutta lisäpalveluineen, kehitys- ja palvelupäällikkö Tuomas Jurvelin kertoo.
Taloyhtiön sähköiset palvelut on Viilussa rakennettu toimimaan yhteen. Yhtiökokouksen koko prosessi voidaan hoitaa samassa palvelussa kokouskutsuista pöytäkirjojen tarkistukseen ja kokouksen jälkeiseen viestintään.
– Joku voisi ajatella, että kyllähän yhtiökokouksen voi pitää Teamsilla. Verkkokokouksen siellä toki voikin järjestää, mutta esimerkiksi äänestys pitäisi hoitaa erikseen jossain siihen sopivassa sovelluksessa. Pöytäkirja taas pitäisi tuottaa toisessa palvelussa ja sähköiset allekirjoitukset hoitaa kolmannessa paikassa. Kokouksen jälkeen jouduttaisiin ehkä käyttämään neljättä palvelua, jotta saataisiin tiedotettua kokoukset päätökset, Pussinen havainnollistaa.
Lue lisää: Asunto-osakeyhtiö Espoon Magdalena käyttää Viilu-palvelua taloyhtiön kokouksissa
Tuhat taloyhtiötä käyttää jo palvelua
Tällä hetkellä Viilun palvelun moduuleja käyttää noin tuhat taloyhtiötä ympäri maan. Mukana on pieniä muutamien huoneistojen taloyhtiöitä, mutta myös isoja uudiskohteita. Yksi Viilun asiakkaista on Suomen suurimpiin taloyhtiöihin lukeutuva Kalasataman Asunto-osakeyhtiö Helsingin REDIn Majakka. Lisäksi parisenkymmentä isännöintiyritystä on hankkinut Viilun osaksi isännöintipalveluaan.
– Edustettuna on koko kiinteistöjen kirjo Pohjois-Suomen rivitaloista helsinkiläiseen tornitaloon. Yhdistävänä tekijänä on kuitenkin ollut usein se, että asiakkaat haluavat parantaa viestintää ja viedä hankkeita paremmin eteenpäin, sanoo Jurvelin.
Monessa yhtiössä Viilu on edistänyt sekä digiloikkaa että korjaushankkeiden etenemistä. Palvelun avulla on viety eteenpäin isoja hankkeita, kuten putkiremontteja, lukituksen vaihtoa, autopaikkojen sähköistämistä sekä maalämpöön siirtymistä ja erilaisia energiakartoituksia.
Taloyhtiön puheenjohtaja tuli kertomaan, miten seniorit olivat kiitelleet palvelua siitä, että hekin pääsivät turvallisesti osallistumaan yhtiökokouksiin.
– Eräs taloyhtiön puheenjohtaja kertoi, miten yhtiön seniorit olivat kiitelleet palvelua siitä, että hekin pääsivät keväällä 2020 turvallisesti osallistumaan yhtiökokouksiin. Myös monista miljoonahankkeista on Viilun kokoushuoneissa päätetty ja saatu yhteiskunnan rattaat pyörimässä koronasta huolimatta.
Digitaalinen päätöksenteko ja toiminnanohjaus lisääntyvät
Toiminnanohjaukseen ja tehtävänhallintaan liittyviä työkaluja kysytään Viilulta yhä enemmän. Kun taloyhtiöillä ja isännöinnillä on parempi tehtävienhallinnan työkalu käytössään, viestinnälliset ongelmatkin pienenevät. Tilatut tehtävät ja tekemiset päivittyvät kaikkien osapuolten näkyville sitä mukaa, kun projekti etenee.
– Vaikkapa maalämpöön siirtymisessä ja kilpailutuksessa on monta asiaa, joista isännöitsijä huolehtii. Vaikka isännöitsijä veisi koko ajan projektia eteenpäin, hän voi unohtaa viestiä jostakin välivaiheesta hallitukselle. Tällöin hallitusjäsen joutuu kyselemään tekstarilla perään. Tehtävien hallinnan digitaalisella alustalla tällaista ongelmaa ei pääse syntymään, kun jokainen suoritettu tehtävä päivittyy kaikkien näkyville. Erillisiä viikkokoosteita ei tarvita.
Viilun tehtävien hallintaan liittyvät toiminnallisuudet ovat tällä hetkellä pilottivaiheessa. Viilussa uskotaan, että digitaalisen päätöksenteon trendi tulee vahvistumaan eikä pandemian hiipuminen käännä kelkkaa.
