Suunnitelmallinen ja avoin remonttiviestintä voi pelastaa kehnomminkin etenevän korjaushankkeen taloyhtiössä. Asukkaille on annettava tietoa ennen remontin aloittamista, sen aikana ja vielä remontin jälkeenkin.
Viestien selkeä ja kansantajuinen sisältö ja oikeat viestintäkanavat ratkaisevat loppupeleissä asukkaan kokemuksen remontin sujumisesta. Viestinnässä pitää huomioida asukkaiden erilaiset tarpeet. Kaikilla ei ole tietokonetta, osa taas käyttää vain sähköisiä viestintäkanavia.
Vaikka remontinaikaisesta viestinnän hoitamisesta sovitaan erikseen isännöinnin tai urakoitsijan kanssa, myös hallituksen on hyvä olla perillä siitä, missä järjestyksessä mitäkin tapahtuu. Hallitus voi myös omilla lisätoimillaan parantaa asukkaiden arkea remontin keskellä.
Taloyhtiön kannattaa aina isännöintipalvelua valitessaan selvittää, miten yritys hoitaa asiakasviestintänsä ja millaisia sähköisiä palveluja se tarjoaa.
Viestinnän pelisäännöistä sovitaan hallituksen ja isännöinnin kesken, mutta niistä tulee kertoa asukkaillekin.
Remonttiviestintä onnistuu, kun ainakin neljä asiaa on kunnossa:
1. Tiedota ajoissa
Kun taloyhtiöön on suunnitteilla iso korjaushanke, isännöinti tiedottaa huoneistojen käyttöön vaikuttavista asioista asukkaille ja osakkaille riittävän ajoissa.
Lähestyvästä korjaushankkeesta tiedotetaan ensimmäisekerran jo heti sen jälkeen, kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle hankkeen suunnittelun aloittamisesta. Asukkaille ja osakkaille avataan, mitä aiotaan tehdä, miksi ja milloin.
2. Sopikaa viestintävastuista
Hankkeen valmistelun alkuvaiheessa hallitus käy yhdessä isännöinnin kanssa läpi viestinnälliset toimenpiteet, joissa kuvataan tavoitteet, toimenpiteet ja kanavat sekä kuka viestii mistäkin asioista asukkaille. Vaativassa korjaushankkeessa taloyhtiön johto voi erikseen palkata viestinnän ammattilaisen, joka organisoi koko projektin toimenpiteineen ja aikatauluineen.
Isommissa hankkeissa on syytä nimetä viestintävastaava, joka voi olla korjaushankkeen vaiheesta riippuen isännöintiyrityksen projektipäällikkö, urakoitsijan edustaja, taloyhtiön hallituksen jäsen tai hankkeen suunnittelija.
Tärkeintä on, että viestintävastuut sovitaan ja ne ovat kaikille osapuolille selkeät. Näin ei tule tehtyä päällekkäistä työtä ja remonttiviestintä on asukkaiden suuntaan selkeää.
3. Käytä useita eri kanavia
Suurimmat panokset viestinnässä kannattaa keskittää remontin aikaiseen toimintaan. Kaikki taloyhtiön kanavat on syytä hyödyntää. Perinnäisen ilmoitustaulun ja huoneistokohtaisen tiedotteen lisäksi taloyhtiösivuille voi perustaa korjaushankkeesta oman osion. Monet urakoitsijat perustavat nettiin asukasportaaleja, joista löytyy tietoa remontista.
Asukkaille on annettava tietoa ennen remontin aloittamista, sen aikana ja vielä remontin jälkeenkin.
Hallitus voi perustaa esimerkiksi Facebook-ryhmän perustamista, jossa asukkaat voivat ilmoitella tilapäisasunnoista tai purkaa ajatuksiaan, kokemuksiaan ja vinkkejään remontista. Isännöitsijä ei ole yleensä Facebook-ryhmän jäsen. Virallisia asiakirjoja ei voi jakaa sosiaalisessa mediassa tietoturvasyistä. Taloyhtiösivut ovat niille parempi paikka.
4. Kuule osakkaita ja asukkaita
Osakkaat ja asukkaat on hyvä osallistaa korjaushankkeeseen alusta alkaen. Heidän mielipiteensä ja huoneistoissa havaitut puutteet voi kartoittaa esimerkiksi kyselyllä tai asukasillassa. Asukkaiden kuuleminen paitsi toteutusvaihetta edeltävässä hankesuunnittelussa myös projektin jälkeen antaa tärkeitä eväitä tekemiseen.
Hallituksen kannattaa remonttipölyn laskeuduttua kertoa asukkaille ja osakkaille, missä onnistuttiin ja missä asioissa on kenties parantamisen varaa tulevaisuudessa. Myös loppuyhteenveto hankkeen taloudesta esitetään seuraavassa hankkeen jälkeisessä yhtiökokouksessa. Avoimuus luo luottamusta ja hyvää henkeä koko taloyhtiöön.
Lue lisää: Ilmoitustaulu on taloyhtiössä suotava muttei pakollinen varuste
Lue lisää: Kahden kielen taloyhtiössä viestitään myös kyrillisin aakkosin
Lue myös: Hankesuunnittelu on remontin tärkeimpiä vaiheita – näin siinä onnistuu
