1. Valmistele yhtiökokous isännöitsijän kanssa ja perehdy etukäteen
Tiia Granberg: Jos hallituksen tilinpäätöskokouksen ja yhtiökokouksen väliin jää kovin pitkä aika, mikä ettei tavata ja palauteta asiat mieleen ennen yhtiökokousta. Mukaan voidaan ottaa esimerkiksi korjaushankkeen konsultitkin varmistamaan, että puhutaan samaa kieltä. Jos yhtiökokouksessa kommentit ovat epämääräisiä tai ristiriidassa keskenään, se herättää epäluottamusta siihen, miten meidän yhtiömme asioita oikein hoidetaan.
Jorma Saukko: Niinkin välillä käy, että hallituksen jäsen tulee yhtiökokoukseen hiukan myöhässä, alkaa repiä kokouskutsukirjekuorta auki ja ryhtyy siinä sitä lukemaan.
Heikki Savolainen: Olen kokenut, että isonkin talon asiat pystytään hoitamaan 30 minuutissa, kun ne on hyvin valmisteltu. Olen ollut myös viisituntisessa yhtiökokouksessa, jossa on jahkailtu ja äänestetty moneen kertaan.
2. Seiso yhdessä sovittujen asioiden takana
Saukko: Kokemusta on jopa siitä, että hallituksen puheenjohtaja vastustaa hallituksen yksimielistä esitystä yhtiökokouksessa. Onhan se nolo tilanne. Se ei anna hallituksen toiminnasta hyvää kuvaa.
Granberg: Joskus hyvin riitaisissa yhtiökokouksissa hallitus olisi mieluiten hiljaa. Jos keskustelua tulee ja isännöitsijä jää yksin puolustamaan hallituksen esitystä, se antaa täysin väärän kuvan siitä, kuka taloyhtiötä lopulta johtaa.
3. Valmistele uuden hallituksen valinta
Granberg: On hyvä selvittää etukäteen, kenellä olisi kiinnostusta tulla hallitukseen. Hallituksen muutokset voivat tulla myös yllätyksenä. Vuosia sitten olin yhtiökokouksessa, josta silloinen puheenjohtaja käveli karmit kaulassa ulos ovesta, kun hänet yllättäen syrjäytettiin. Jos asiat ovat olleet tiukasti puheenjohtajan takana eivätkä hallituksen jäsenet kykene puhumaan keskenään, siinä voi mennä aikaa, että toiminta saadaan taas kasaan.
Savolainen: Hallituksessa olisi hyvä olla edustus sekä talossa asuvista osakkaista että sijoittajaosakkaista. Se helpottaa käytännössä päätöksentekoa esimerkiksi isojen remonttien suunnittelussa ja tuo laaja-alaisempaa näkemystä.
4. Valmistele asukaskyselyn tulokset ja sen aiheuttamat toimenpiteet
Leena Zittling: Asukaskyselyn tekemisen pitää olla avointa ja läpinäkyvää. Omassa taloyhtiössäni tulokset käytiin läpi kohta kohdalta ja katsottiin, montako prosenttia vastaajista oli kannattanut eri vaihtoehtoja. Asukaskysely on hyvä lähtökohta taloyhtiön strategian laatimiseen, koska se näyttää, mihin suuntaan taloyhtiön halutaan kehittyvän. Samalla voidaan kertoa, mitä asioille on tapahtumassa, millä aikataululla ja kuka vastaa.
Savolainen: Tuloksista voidaan piirtää grafiikka, josta nähdään, miten esimerkiksi viestintä- ja tiedottaminen on kehittynyt vuosien varrella. Jos se on ennen saanut arvosanan yksi, onko se lähtenyt viimeisen viiden vuoden aikana eteenpäin? Tällainen asukastyytyväisyysmittaus toimii myös ukkosenjohdattimena yhtiökokouksessa. Parhaat kehittämisajatukset ovat syntyneet kyselyn vapaasti laadituista kommenteista.
5. Saavu ajoissa, pysy käsiteltävässä asiassa ja vältä jaarittelua
Zittling: Olen neuvonut taloyhtiöitä, että puheenjohtajan tehtävä on pitää kokous jämäkkänä ja asiallisena. Kun hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen ja toivottaa tervetulleeksi, hän voi puheenvuorossaan sanoa, että kokoukselta edellytetään eettistä toimintatapaa, joka selitetään kohta kohdalta. Samalla pyydetään, että yhtiökokous hyväksyy toimintatavan jatkossa kaikkien kokouksien toimintatavaksi. Kun se on jo kokouslistan ykköskohdassa hyväksytty, päätöksestä voidaan myöhemmin tarvittaessa muistuttaa.
6. Muista, että olet ajamassa taloyhtiön etua
Saukko: Hallituksen edustaja edustaa koko taloyhtiötä eikä itseään. Kovin usein ääneen mietitään, mitä tämä päätös merkitsee henkilökohtaisesti minulle, vaikka pitäisi olla meille. Että parvekeovia ei tarvitse vaihtaa, koska minun on vielä aivan hyvä.
7. Tarjoa tilaisuus oheistoiminnalle venyttämättä yhtiökokousta
Zittling: Ennen yhtiökokousta voi järjestää tunnin koulutustilaisuuden halukkaille taloyhtiön toiminnasta. Mukaan kannattaa ottaa lakimies, vaikka se maksaakin. Silloin osakkaat saavat vastaukset kysymyksiinsä saman tien. Samalla tilaisuus toimii varaventtiilinä, koska kiivaimmat tunteet purkautuvat yleensä jo siinä ja lauhtuvat itse kokoukseen.
Savolainen: Yhtiökokoukset ovat joskus puitteiltaan vähän ankeita tilaisuuksia, joita pidetään pölyisissä kellareissa. Positiivista ilmapiiriä voisi luoda vaikka sillä, että juhlistetaan taloyhtiön pyöreitä vuosia. Juhlavuonna voisi serviisikin olla vähän tasokkaampi.
Panelistit:
- Jyväskylän Hallitusforum ry:n puheenjohtaja, hallitusammattilainen Heikki Savolainen
- Nurmijärven Taloyhtiöforum TYFO ry:n puheenjohtaja, hallitusammattilainen Leena Zittling
- Auktorisoitu isännöitsijä Tiia Granberg, Isännöinti Granberg Oy, Turku
- Isännöitsijä, Lapin isännöitsijät ry:n puheenjohtaja Jorma Saukko, Isännöintipalvelu Jes Oy, Rovaniemi
