Jäsenyys asunto-osakeyhtiön hallituksessa tulee usein eteen yllättäen ja pyytämättä. Valintaperusteeksi saattaa riittää jo se, että on ylipäätään saapunut paikalle yhtiökokoukseen.
Hallituksen jäsenellä on suuri vastuu, jota ei voi väistää tietämättömyyden perusteella. Vähintään hänen pitäisi tuntea vastuunsa ja hallituksen toimivallan rajat.
Varajäsenet mukaan kokouksiin
Hallituksen puheenjohtajan ohella isännöitsijällä on keskeinen rooli perehdyttäjänä ja jatkuvuuden varmistajana.
Hallituksen puheenjohtajan ohella isännöitsijällä on keskeinen rooli perehdyttäjänä ja jatkuvuuden varmistajana.
Monessa hallituksessa on käytäntönä, että myös varajäsenet osallistuvat kaikkiin kokouksiin. Näin he saavat kokemusta ja kouliintuvat varsinaiseen jäsenyyteen.
Joissakin yhtiöissä hallituksen jäsenet vaihtuvat tiuhaan, mutta isännöitsijä pysyy samana. Jos taas isännöitsijä vaihtuu usein – isännöintiyrityksen työntekijöillä voi olla tehtäväkiertoa tai isännöitsijä voi siirtyä töihin toiseen yritykseen – jatkuvuuden turvaa se, että hallituksen jäsenet pysyvät suurimmalta osaltaan samoina.
Liiallinen vaihtuvuus haitallista
Isännöitsijän on osaltaan huolehdittava siitä, että untuvikko pääsee jyvälle perusasioista. Tärkeää tukea uusi jäsen voi saada myös kokeneemmilta hallitusjäseniltä.
Joskus on tärkeää, että suurin osa hallituksen jäsenistä ei vaihdu kerralla ja edes yksi kokeneimmista jatkaa.
Asunto-osakeyhtiön päätöksentekoon osallistuvista ihmisistä isännöitsijä on ammattilaisena parhaiten perillä lainsäädännöstä ja erilaisten isojen hankkeiden toteuttamisesta.
Perusasioihin, esimerkiksi tilinpäätökseen, toimintakertomukseen ja talousarvioon, on tärkeää päästä sisään heti toimikauden alussa.
Opettele tilinpäätöksen ja talousarvion perusteet
Perusasioihin, esimerkiksi tilinpäätökseen, toimintakertomukseen ja talousarvioon, on tärkeää päästä sisään heti toimikauden alussa. Ne voidaan käydä perusteellisesti läpi ensimmäisessä kokouksessa. Samalla isännöitsijä voi selvittää taustoja: miten eri lukuihin ja ehdotuksiin on päädytty.
Jos taloyhtiössä on lähivuosina vietävä läpi useita isoja korjaushankkeita eikä hallituksessa ole jäljellä enää ketään remonteista päättäneistä hallituksista, isännöitsijä voi valaista päätöksenteon historiaa ja kertoa, miten ratkaisuihin on päädytty.
Isännöitsijä opettaa hallitusta olemaan hallitus
Isännöintiliiton vastikään julkaisemassa Hallitustyön laatu 2015 -kyselytutkimuksessa selvisi, että isännöitsijät opettaisivat uusia hallituksen jäseniä mielellään, mutta aina tietoa ei haluta vastaanottaa eikä aikakaan riitä. Tutkimuksen avoimista vastauksista suuressa osassa korostettiin, että isännöitsijä voi vaikuttaa paljon siihen, miten aktiivisesti hallituksen jäsenet tehtäväänsä hoitavat.
Moni oli sitä mieltä, että hallituksen kannustaminen toimimaan ja “hallituksen opettaminen olemaan hallitus” on osa isännöitsijän toimenkuvaa.
Sähköposti helpottaa hallitusten työtä
Moni isännöitsijä kiitteli tutkimuksessa sähköpostia työvälineenä: hallitukset käyvät keskustelua päätettävistä asioista etukäteen sähköpostilla, jolloin päätöksenteko on helpompaa. Sähköpostilla tehtävät varsinaiset päätökset säästävät myös aikaa ja rahaa.
Tarvittavat päätökset syntyvät kyllä, kun aktiivinen isännöitsijä ohjaa aktiivista hallitusta. Se edellyttää, että isännöitsijä kertoo hallitukselle pohjatiedot eri asioista.
Taloyhtiön hallituksen tehtävät
- Edustaa kaikkia taloyhtiön osakkaita.
- Päättää kiireellisistä ja sellaisista asioista, jotka eivät vaikuta olennaisesti asumiskustannuksiin tai asumiseen (ne päätetään yhtiökokouksessa).
- Päättää yhtiökokouksen koollekutsumisesta ja siellä käsiteltävistä asioista (isännöinti yleensä valmistelee kutsut).
- Valvoa ja seurata taloutta.
- Varmistaa että taloyhtiön johtaminen ja hallinto toimivat isännöintisopimuksen mukaisesti.
- Vastata siitä, että osakkaille ja asukkaille jaetaan riittävästi tietoa.
