Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnion mukaan nyrkkisääntö on, että vain tarpeellisia tietoja pitäisi käsitellä. Hallituksen jäsenten oikeudet ja velvollisuudet määrittelevät, mikä tieto on tarpeellista. Esimerkiksi pelastuslain takia tulee tietää, montako liikuntarajoitteista talossa asuu. Mutta onko heidän henkilötunnuksensa tarpeen tietää? Entä liikuntarajoitteen syy?
– Se ei varmasti palvele pelastustehtävää. Edes nimi ei välttämättä palvele sitä. Sen sijaan tieto siitä, että huoneistossa asuu liikuntarajoitteisia, voi olla välttämätön, Aarnio sanoo.
Velkaisten nimet eivät kuulu muille osakkaille
Monet isännöitsijät korostavat asiakkailleen, että tietojen on hyvä pysyä päättäjäpiirin sisällä eikä niitä puida pihakeskusteluissa. Esimerkiksi tilinpäätöksen liitetiedot, joissa mainitaan vastikevelkaisia osakkaita nimiltä, kuuluvat vain isännöitsijän, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien tietoon. Myös hallituksen pöytäkirjat ovat salaisia.
Joku saattaa haluta tietää, kuka on taloyhtiölle velkaa.
Hallituksen kannattaa miettiä aina erikseen, miten se päätöksensä julkistaa. Huoneistokohtaisista asioista lörpötellään joskus huomaamatta liian avoimesti. Joku saattaa haluta tietää, kuka on taloyhtiölle velkaa. Se on kuitenkin asia, jota ei voi kertoa julkisesti yhtiökokouksessa.
– Itse asian kannaltahan ei ole olennaista, kuka on velkaa. Yhtiökokouksessa voidaan puhua nimien sijaan huoneistojen numeroilla, Isännöintiliiton lakiasiantuntija, VT Jaana Sallmén sanoo.
Asunnon haltuunotossa voidaan puhua nimillä
Tiedon tarpeellisuutta pitää vahtia myös pöytäkirjoja laadittaessa. Joskus niihin voi kuitenkin joutua kirjaamaan arkaluonteista tietoa. Jos taloyhtiössä valmistellaan jonkin huoneiston hallintaanottoa, muille voi olla tarpeen puhua asukkaasta myös nimellä, Sallmén sanoo.
Turhien yksityiselämää koskevien tietojen levittelemisestä voi joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen.
Tietosuojavaltuutettu saa välillä kanteluja, joissa joku vaatii muuttamaan pöytäkirjan merkintää huoneiston haltijan ”pahatapaisesta elämästä”. Pöytäkirjasta tulee lain mukaan ilmetä olennaiset seikat, joten pöytäkirjaan voidaan kirjata myös, että osakas on jättänyt vastikkeet maksamatta esimerkiksi huoneiston hallintaanotosta päätettäessä.
– Tottakai päätös pitää kirjata. Jos joku kiistää, että vastikkeet ovat maksamatta, kiistäminen ei ole tietosuoja- vaan velvoiteoikeudellinen kysymys, Aarnio sanoo.
Henkilötunnusta tarvitaan harvoin
Asukkaista tallennetaan taloyhtiössä tietoa jokapäiväisten asumispalvelujen tuottamiseksi. Muun muassa jätehuolto, energiantoimitus, tietoliikenneyhteydet ja maksujen perintä voivat edellyttää henkilötietojen keräämistä.
Taloyhtiö voi säilyttää asukkaan henkilötunnusta vain, jos sillä on tämän kanssa suora oikeudellinen suhde, esimerkiksi vuokrasopimus. Lain edellyttämään julkiseen osakasluetteloon tarvitaan syntymäajat, mutta henkilötunnuksen loppuosaa ei isännöitsijäkään käytännössä tarvitse. Loppuosa tarvitaan vain hallituksen jäseniltä ja tilintarkastajilta – siis heiltä, jotka on ilmoitettava kaupparekisteriin.
Huoltoyhtiölle riittää syntymäaika, henkilötunnusta ei tarvita
Jotkut huoltoyhtiöt keräävät asukkaiden henkilötunnukset valvoakseen, että ovea ei avata väärille ihmisille. Tähänkin pitäisi riittää pelkkä syntymäaika.
Mappikaapin kevätsiivouksessa on mietittävä tarkkaan, mitä paperia voi jättää avoimiin jäteastioihin.
Taloyhtiön ulkopuolelle henkilötietoja saa luovuttaa vain viranomaisille, joilla on tiedonsaantioikeus. Esimerkiksi asuntokaupan varainsiirtoverolaskelmaan tarvitaan henkilötunnus.
Henkilötietoja säilytettävä huolella
Päätöksenteon kannalta turhien yksityiselämää koskevien tietojen levittelemisestä voi joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen. Siksi henkilötietoja on säilytettävä huolella. Sähköisissä tietojärjestelmissä tämä onnistuu salasanojen avulla, mutta suojausvaatimus koskee myös paperiarkistojen käsittelyä.
Ihmiset unohtavat tiedon luottamuksellisuuden usein silloin, kun tiedosta halutaan eroon. Mappikaapin kevätsiivouksessa on mietittävä tarkkaan, mitä paperia voi jättää avoimiin jäteastioihin. Omistusoikeuteen liittyvät asiakirjat kannattaa säilyttää erityisen turvallisesti. Isännöitsijän ja hallituksen haltuun voi joutua perunkirjoja, testamentteja ja muita asiakirjoja, jotka kannattaa pitää visusti suojassa.
Tietosuoja-asiat pidettävä kunnossa
Isännöintiyritykset säilyttävät usein vastikerästeistä ja häiriöistä annettujen varoitusten kirjeenvaihtoa varmuuden vuoksi jonkin aikaa. Ne on hyvä pitää erillään muusta juoksevasta tiedonkäsittelystä, jotta arkaluonteisia tietoja ei vahingossa päätyisi vääriin käsiin. Tekniikan kehitys voi herättää yllättäviä kysymyksiä.
– Taloyhtiöiden hallitusten kannattaa muistaa, että aina kun investoidaan tekniikkaan, sillä on todennäköisesti jotakin vaikutuksia ihmisten oikeuksiin. Nämä kysymykset pitäisi selvittää etukäteen, Aarnio sanoo.
Niitä kannattaa miettiä, kun taloyhtiöissä otetaan käyttöön esimerkiksi kulunvalvontaa, kaapeliverkkoja tai lukitusjärjestelmiä.
