”Terveisiä kaikille Messukeskuksesta, me ollaan Suomen paras taloyhtiö!”
Tällainen riemukas viesti ilmestyi Asunto-osakeyhtiön Säästöpyrstön Facebook-sivuille lokakuussa 2019. Viestin oli naputtellut hallituksen puheenjohtaja Sari Ahonen heti sen jälkeen, kun taloyhtiön edustajat olivat pokanneet Helsingin Kiinteistömessuilla Kotitalo-median järjestämän Suomen paras taloyhtiö 2019 -palkinnon.
Viesti poiki hetkessä osakkailta ja asukkailta ison joukon peukutuksia ja onnittelukukkien kuvia.
– Ja siitä vasta alkoi voiton yhteisöllinen hehkutus, nauraa talon isännöitsijä Katja Pesonen Asunto Maisteri Oy:stä.
Terveisiä kaikille Messukeskuksesta, me ollaan Suomen paras taloyhtiö!
Silti Säästöpyrstön voitto ei ollut itsestään selvä. Kyseessä on päälle päin melko tavallinen 1950-luvun taloyhtiö, joita on Suomessa paljon. Voiton eväät piilevätkin pintaa syvemmällä.
Taloyhtiön hallitus koostuu luottamustehtävästään aidosti innostuneista, aktiivisista, aikaansaavista ja määrätietoisista ihmisistä. Heidän tukenaan on kehitysmyönteinen osakas- ja asukasjoukko sekä ammattitaitoinen isännöinti, joka sparraa hallitusta koko ajan tavoitteiden saavuttamisessa. Eikä joukkion tavoite ole köykäinen: taloyhtiö aikoo lukeutua Vantaan arvostetuimpien asuintalojen joukkoon vuonna 2028.
Kehitystyön avuksi tehtiin taloyhtiöstrategia
Monessa taloyhtiössä isännöinti tuo hallitukselle asioita päätettäväksi vuosikellon mukaan, kuten hyvä tapa on. Yhtä monessa taloyhtiössä hallitus tyytyy vain hyväksymään esitykset, eikä välttämättä mieti asioita tai katso tulevaisuuteen sen syvemmin. Säästöpyrstössä asiat ovat toisin.
Kun nykyinen hallitus oli valittu, se hahmotti nopeasti yhteisen tahtotilan: Säästöpyrstöä haluttiin kehittää selvästi entistä paremmaksi yhtiöksi. Haasteeksi nousi se, miten tämä toteutettaisiin. Pienen hakemisen jälkeen hallitus löysi ja valitsi kumppanikseen Asunto Maisteri Oy:n, jonka ajatukset osuivat yhteen taloyhtiön tavoitteiden kanssa.
Kehittämisen työkaluksi rakennettiin yhdessä Säästöpyrstön strategia. Siihen tiivistettiin, mitä taloyhtiön osakkaat ja asukkaat haluavat, miten asioissa edetään ja mitä taloyhtiössä ylipäänsä kehitetään.
– Maali asetettiin järkevästi kymmenen vuoden päähän, kertoo hallituksen puheenjohtaja Sari Ahonen.
Strategiatyön tekniseksi perustaksi hallitus teetti kiinteistön kuntotutkimuksen, joka antoi näkökulmaa tulevien vuosien saneeraustarpeisiin. Toinen keskeinen kehittämistyökalu saatiin asukaskyselystä, jolla selvitettiin osakkaiden ja asukkaiden näkemyksiä ja toiveita taloyhtiön kehittämisestä. Asukaskyselyn toteuttamisen hallitus vastuutti kahdelle hallitusjäsenelle. Heistä toinen, Ari Bertula, kehuu työnjakoa toimivaksi.
– Minä toimin käytännössä koordinaattorina. Kutsuin esimerkiksi hallituksen koolle, kun oli aika käsitellä asukaskyselyn tuloksia. Näin saimme vietyä asioita eteenpäin sujuvasti. Mielestäni projekteilla pitää olla vastuuhenkilö. Muuten jää riski, että työ ei etene kunnolla. Tällaista vastuuttamista teemme varmasti jatkossakin tarpeen mukaan.
Strategiassa vahvuuksien lisäksi myös heikkoudet ja uhat
Strategiaan hallitus summasi taloyhtiön vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Vahvuuksia Säästöpyrstöllä on paljon, kuten erinomainen sijainti Vantaalla Tikkurilan keskustassa. Taloyhtiön isot remontit on tehty. Piha-alue on avara ja vehreä, ja sellaisena se halutaan pitää. Tätä tavoitetta tukee Vantaan kaupungin suojelukaavahanke.
Vahvuuksiin luettiin myös, että hallitukseen on löytynyt innostuneita ja osaavia osakkaita, yhtiössä vallitsee kehitysmyönteinen ilmapiiri ja talossa viihdytään hyvin. Heikkouksia kertyi lähinnä muutama tekninen seikka: rakennuksen energiatehokkuus on vain keskimääräisellä tasolla, eikä veden kulutuksen mittaus ole vielä huoneistokohtainen. Mahdollisuuksiin kirjattiin muun muassa synergiaedut naapuritaloyhtiöiden kanssa, kunhan suojelukaava toteutuu.
Yhtiössä vallitsee kehitysmyönteinen ilmapiiri ja talossa viihdytään hyvin.
Uhkiinkin merkittiin muutama asia, kuten kiinteistökustannusten nousu ja se, että yllätyksiin varautuminen laiminlyötäisiin. Taloyhtiön arvot – turvallisuus, asumisviihtyvyys, hyvä henki asukkaiden kesken, halu kehittää ja kehittyä sekä toiminnan suunnitelmallisuus – tiivistettiin niin ikään strategiaan.
Hallituksen osaaminen nousi koulutuksen ansiosta
Strategiatyön ohessa hallitus on ehtinyt muutakin. Kun isännöitsijä Katja Pesonen vinkkasi koulutusmahdollisuuksista, niihin tartuttiin. Kaikki hallituksen jäsenet suorittivat hthj-, eli Hyväksytty taloyhtiön hallituksen jäsen -koulutuksen, joka on Kiinteistöliiton luoma kurssikokonaisuus. Ahonen suoritti lisäksi hallituksen puheenjohtajille tarkoitetun kurssin.
– Koulutuksista oli hyötyä. Mukana oli asioita, jotka varmasti olivat kaikille selviä, mutta vastaan tuli myös uusia ja mielenkiintoisia seikkoja, hän sanoo.
Bertula huomasi, että koulutuksen jälkeen hallituksen jäsenet tavallaan alkoivat puhua isännöinnin kanssa samaa kieltä. Kiinteistönpidon asioista tuli helpommin ymmärrettäviä, mikä helpotti päätöksentekoa. Isännöitsijä Pesosen mukaan samalla päätöksenteosta tuli entistä joutuisampaa.
– Me jopa juhlimme yhdessä hallituksen kokouksessa sitä, että kaikki olivat suorittaneet koulutuksen. Kirjasimme sen toimintakertomukseen, ja kerroimme asiasta osakkaille ja asukkaille seuraavassa asukastiedotteessa. Minusta se oli tyylikästä. Koulutus nosti osaltaan taloyhtiön profiilia.
– Säästöpyrstössä hallituksen jäsenet ovat perehtyneet alan asioihin ja haluavat olla ajan hermolla, tehdä asioita paremmin kuin keskivertotaloyhtiössä, Pesonen muotoilee. Nyt hallituksen tavoite on, että jatkossa kaikki uudet hallitusjäsenet kouluttautuvat.
Taloyhtiö viestii monikanavaisesti
Myös taloyhtiön viestinnän periaatteet ja käytännöt suunniteltiin ja sovittiin isännöitsijän kanssa yhteistyön alussa. Kun Pesonen tarjosi mallia, jossa hallituksen jäsenillä olisi avoin pääsy kaikkiin taloushallinnon tietoihin, otti hallitus sen innolla käyttöön .
Isännöinnissä kaikki tieto kulkee ja talletetaan digitaalisesti, joten tietoja on helppo tutkia vaikka omalta kotitietokoneelta silloin, kun se itselle parhaiten sopii. Myös osakkaat ja asukkaat pääsevät tunnuksillaan järjestelmään, mutta heidän käyttöoikeutensa ovat rajatummat kuin hallituksen.
Ei voida enää ajatella, että isännöinti pistää paperit mappiinsa, ja jos hallitus haluaa tietää jotain, sen pitää kysyä.
– Digitalisaatioon perustuva palvelumalli on tätä päivää. Ei voida enää ajatella, että isännöinti pistää paperit mappiinsa, ja jos hallitus haluaa tietää jotain, sen pitää kysyä. Vanhakantainen ajattelu johtaa pahimmillaan siihen, että hallitus tekee päätöksiä vajavaisin tiedoin. Isännöinnin pitää tarjota hallitukselle kaikki työkalut, jotka sille kuuluvat, Pesonen sanoo.
Säästöpyrstön viestinnälliseen palettiin kuuluu taloyhtiösivujen ohella hallituksen Whatsapp-ryhmä ja taloyhtiön Facebook-ryhmä, jota käyttää muun muassa asukastoimikunta. Lisäksi ylläpidetään perinteisiä ilmoitustauluja, ja paperisia tiedotteita lähetetään tarpeen mukaan.
Tuomaristo painotti strategiaa ja toimivaa viestintää
Suomen paras taloyhtiö -kilpailussa painotettiin 2019 erityisesti taloyhtiön tarpeisiin laadittua strategiaa ja pitkäjänteistä kehittämistä sekä toimivaa osakas- ja asukasviestintää. Tuomaristoon kuuluivat estintää tuomaristoon kuului taloyhtiöstrategia-asiantuntija Anu Norros Vahanen Pro:lta, Motivan viestintäjohtaja Kati Laakso, Kotitalo-median päätoimittaja Maria Mäkinen sekä Isännöintiliiton toimitusjohtaja Mia Koro-Kanerva.
– Asunto-osakeyhtiö Säästöpyrstön strategiassa otetaan kattavasti huomioon tekniikka, talous, ihmiset ja lisäksi vielä lähiympäristökin mahdollisine muutoksineen tulevina vuosina. Kaikkien asioiden pohjalta on muodostettu konkreettiset toimenpiteet, joiden mukaan edetä ja tehdä päätöksiä, kertoo Norros.
Motivan viestintäjohtaja Kati Laakso kiinnitti huomiota monikanavaiseen viestintään.
– Säästöpyrstön viestinnässä otetaan huomioon kaikki osakkaat ja asukkaat. Viestintä on monikanavaista aina perinteisestä ilmoitustauluviestinnästä sosiaalisen median käyttöön. Yhtiössä halutaan olla tuoreen tiedon lähteellä. Tuomaristo kiitti yhtiötä myös avoimuudesta. Hallituksen lisäksi myös osakkaat ja asukkaat pääsevät heille tärkeiden asiakirjojen ääreen taloyhtiösivujen kautta.
Lue myös: Vastuullisuus toi kunniamaininnan Paras taloyhtiö -kilpailussa
Palkinnoksi taloyhtiö sai kunniakirjan lisäksi 1000 euroa käytettäväksi yhteiseen kivaa. Suomen paras taloyhtiö valitaan jälleen 2020 syksyllä ja ilmoittautuminen siihen aukeaa kevään aikana.
Kuvassa Asunto-osakeyhtiö Säästöpyrstön hallituksen jäsen Nina Blomqvist (vas.), hallituksen jäsen Ari Bertula, puheenjohtaja Sari Ahonen, hallituksen jäsen Reija Aironmies-Mäkipernaa, isännöitsijä Katja Pesonen sekä hallituksen jäsen Tommi Pikkarainen.
