Kysymys: Vuosikokouksessa, jossa päätetään edellisen vuoden tilinpäätöksestä, isännöitsijä kertoi, että tilinpäätös on sähköisesti hyväksytty, mutta siitä ei ollut mitään jäljennöstä tilinpäätöksen yhteydessä. Tulisiko tilinpäätöksessä olla hallituksen jäsenten hyväksymisallekirjoitukset?
Käsitän, että sähköisellä hyväksymisellä viitataan tässä yhteydessä sähköiseen allekirjoittamiseen.
Sähköinen allekirjoittaminen on nykyään yhä yleisempi tapa hoitaa eri asiakirjojen allekirjoitukset perinteiseen paperiasiakirjaan käsin kirjoitettuun allekirjoitukseen verrattuna. Sähköinen allekirjoitus sujuvoittaa päätösten toimeenpanoa huomattavasti, kun asiakirjat ovat allekirjoitettavissa ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköistä allekirjoitusta voidaan lisäksi pitää myös luotettavampana allekirjoitustapana, sillä se edellyttää allekirjoittajan vahvaa tunnistautumista, käytännössä yleensä pankkien verkkopankkitunnuksien avulla. Sähköisen allekirjoituksen jättämän ”digitaalisen jäljen” avulla voidaan myöhemmin todeta helposti allekirjoitettavan asiakirjan alkuperäisyys.
Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole määrätty asiakirjojen allekirjoittamistavasta. Tällä perusteella yhtiön tilinpäätös voidaan allekirjoittaa sähköisesti perinteisen käsinkirjoitetun allekirjoituksen sijaan.
Sähköisesti allekirjoitetun dokumentin tunnistaa dokumentin alaosasta löytyvästä tarkistekoodista. Sen avulla asiakirjan alkuperäisyys ja muuttumattomuus pystytään tarkastamaan. Tällainen on löydyttävä myös sähköisesti allekirjoitetusta tilinpäätöksestä. Dokumentissa on tavallisesti myös merkinnät allekirjoituksen tekijöistä. Sähköisessä allekirjoituksessa ei siis välttämättä tule perinteistä käsinkirjoitetun allekirjoituksen kaltaista ”puumerkkiä”.
Kysymykseen vastasi asianajaja Marina Furuhjelm Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy.
