Jokainen kokoukseen osallistuja tuo paikalle ensi sijassa oman asenteensa. Se näkyy tunnelmassa: onko osallistujien välillä luottamusta, miten vuorovaikutussuhteet rakentuvat ja kuinka osallistujat uskaltavat nostaa asioita keskusteluun.
Hyvä kokous etenee suunnitelmien mukaan eikä veny. Tarvittaessa puheenvuorojen pituuden voi rajoittaa 1–3 minuuttiin. Puheenvuoroa on kohteliasta pyytää puheenjohtajalta.
On tärkeää, että kokoustajat arvostavat toistensa puheenvuoroja ja malttavat kuunnella ne loppuun.
On tärkeää, että kokoustajat arvostavat toistensa puheenvuoroja ja malttavat kuunnella ne loppuun.
Konfliktilanteissa keskenään eri mieltä olevat ihmiset eivät välttämättä keskity kuuntelemaan toistensa mielipiteitä vaan suunnittelevat omaa asiaansa toisen puhuessa. Tämä on sääli, sillä erilaiset ajatukset rikastuttavat päätöksentekoa.
Yliopistonopettaja Salme Korkala Jyväskylän yliopiston kielikeskuksesta kertoo, että eriävät näkemykset johtavat helposti kilpailuun, mikä jarruttaa hyvää päätöksentekoa ja vaikeuttaa yhteistyön tekemistä. Kilpailu synnyttää konflikteja.
–Esimerkiksi, kun keskustellaan lumiesteiden laittamisesta katolle, kilpailua voi syntyä vaikka siitä, minkä verran lumiesteet osakkaille maksavat. Maksavatko kaikki yhtä paljon vai osakeneliöiden mukaan?
Kohti yhteistä etua
Tyypillistä on, että kokouksissa tuodaan mieltä kaihertavia asioita esiin mutkan kautta suoran puheen sijaan. Esimerkiksi jos rivitalonaapurin iloinen ystäväpiiri herättää kateutta, se voi purkautua ärtymyksenä postilaatikon väärästä väristä. Kadehtija ei uskalla kasvojensa menettämisen pelossa sanoa suoraan, mikä häntä harmittaa. Ongelman paloitteleminen auttaa ratkaisun löytämisessä.
Taitava puheenjohtaja voi kysyä, harmittaako ärsyyntynyttä jokin muu asia postilaatikossa tai asumisessa ylipäätään. Neuvotteluissa olennaista on tunnistaa yhteinen hyvä.
Parhaimmillaan kaikki saavat puheenvuoron ja kaikkien mielipiteet pääsevät esiin. Ihmisillä on huomioiduksi ja arvostetuksi tulemisen tarve. Motivaatio päästä yhteiseen päämäärään laskee, jos ihminen kokee, että hän ei tule kuulluksi.
Parhaimmillaan kaikki saavat puheenvuoron ja kaikkien mielipiteet pääsevät esiin.
Osaava puheenjohtaja tai hallituksen jäsen poimii puheenvuoroista sen, mikä vie asian käsittelyä eteenpäin. Kun on löydetty se, mistä kaikki ovat samaa mieltä, pureudutaan ratkaisuvaihtoehtoihin.
Sanaton viestintä
Sanotaan, että se, mitä asialistalla olevasta aiheesta sanotaan ensimmäisenä, vaikuttaa neutraalien osallistujien mielipiteeseen voimakkaasti. Peli ei kuitenkaan ole pelattu, vaikka ensimmäiseksi puhujaksi ehtisi änkyrä, joka periaatteesta vastustaa kaikkea tai haluaa tahallaan herättää epäluottamusta.
Salme Korkala nimittäin vakuuttaa, että seuraavillakin puheenvuoroilla on merkitystä.
– Ensimmäinen puheenvuoro muistetaan parhaiten, mutta kaikki puheenvuorot vaikuttavat mielipiteisiin.
On kuitenkin hyvä tiedostaa, että kokousilmapiirin luominen alkaa ensimmäisestä puheenvuorosta. Esimerkiksi hyökkäävä tyyli vaikuttaa väistämättä muihin kokouksen osallistujiin. Sanojen ohella sanaton viestintä on ratkaisevaa. Jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa omaan käytökseensä ja siten kokouksen sujumiseen.
