Isännöinti aloittaa taloyhtiöiden talousarvioiden laatimisen usein jo loppuvuodesta keräämällä palveluntuottajien hinnankorotusilmoituksia. Kaukolämmön, kiinteistöveron, jätehuollon ja kiinteistönhuollon hinnat nousevat yleensä vuosittain. Joinakin vuosina taloyhtiön hoitovastikkeita joudutaan siis korottamaan.
Valtaosa taloyhtiöistä käsittelee talousarvion helmi–huhtikuulle ajoittuvassa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Niissä taloyhtiöissä, joissa talousarvio käsitellään syysyhtiökokouksessa, joudutaan arvioimaan enemmän tulevaa, koska kaikki seuraavan vuoden hinnankorotukset ja kuluvan vuoden toteutumat eivät ole vielä tiedossa.
Kahdenlaisia kuluja
Taloyhtiössä kustannukset jakautuvat kahteen ryhmään. Toisen ryhmän muodostavat sopimuksiin perustuvat kiinteät kustannukset kuten huolto, siivous, isännöinti, vakuutukset ja kiinteistövero.
Talousarviota verrataan sekä edellisen vuoden talousarvioon että tilikauden toteutuneisiin lukuihin.
Toisen, huomattavasti isomman potin muodostavat kulutukseen perustuvat kustannukset: vesi, sähkö ja lämpö. Talousarvion laatija joutuu arvioimaan sähkön, lämmön ja veden hinnankehitystä silloin, kun hinta ei ole tiedossa etukäteen. Esimerkiksi öljyn hinnankehitystä on hyvin vaikea ennakoida.
Talousarvion muotoa ei ole säädetty, mutta vertailukelpoisuuden takaamiseksi se laaditaan yleensä taloyhtiön tuloslaskelmakaavan mukaan. Talousarviota verrataan sekä edellisen vuoden talousarvioon että tilikauden toteutuneisiin lukuihin.
Isännöinti vastaa varainhoidosta
Isännöinti vastaa siitä, että taloyhtiön varainhoito on asianmukaisesti järjestetty. Isännnöitsijä valmistelee talousarvion hallitukselle, joka esittää sen yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi.
Hallituksen tehtävä on valvoa, että talousarvion kuluerät ovat järkeviä ja oikein mitoitettuja. Hallituksen on huolehdittava, että taloyhtiön vakuutukset ja palvelusopimukset on kilpailutettu ja niiden laajuus ja tehtävänkuvaukset ovat riittävät.
Lämmityskuluja vaikea arvioida etukäteen
Vaikeimmin arvioitavia menoja talousarviossa ovat yleensä korjaus- ja lämmityskulut. Varsinkin lämmityskulujen ennakointi on ollut viime vuosina vaikeaa vaihtelevien talvisäiden takia. Sen vuoksi lämmönkulutuksen arvioinnissa käytetään myös sääkorjattuja lukuja, joissa sääolosuhteiltaan poikkeavat vuodet on korjattu vertailukelpoisiksi.
Hallituksen tehtävä on valvoa, että talousarvion kuluerät ovat järkeviä ja oikein mitoitettuja.
Budjetissa on varauduttava myös pakollisiin vuosikorjauksiin kuten hanojen ja wc-istuinten vaihtoon, vaikka kaikista toimenpiteistä ei etukäteen tiedetä, mitä ne ovat. Korjauskuluihin voi sisältyä myös isompia kertaluontoisia eriä kuten ilmanvaihtokanavien puhdistus ja järjestelmän säätö.
Talvisin osa taloyhtiöistä elää kädestä suuhun
Isännöitsijöiden mukaan runsaslumiset talvet ovat opettaneet monelle taloyhtiölle Etelä-Suomessa, miten voi käydä, kun eletään kädestä suuhun. Taloyhtiön tulot eli vastikekertymä pysyy yleensä tasaisena kuukaudesta toiseen. Sen sijaan menot ovat talvella suuremmat kuin tulot. Jos taloyhtiön kassassa ei ole kesän jälkeen yhtään rahaa, talvi voi olla vaikea, koska ylimääräinen lumenpoistokin maksaa.
Silloin isännöitsijä ja kiinteistösihteerit joutuvat sopimaan taloyhtiölle maksujärjestelyjä. Hallitus joutuu kutsumaan koolle ylimääräisen yhtiökokouksen päättämään ylimääräisten vastikkeiden keräämisestä tai pankkilainan ottamisesta juokseviin kuluihin.
Jos taloyhtiön maksuvalmius on heikko eikä vastikkeita haluta korottaa kerralla tuntuvasti, isännöitsijät neuvovat hallituksia pyytämään yhtiökokoukselta jo ennakkoon valtuuksia ylimääräisten vastikkeiden keräämiseen, jotta hallitus kykenisi reagoimaan yllättäviin menoihin edes kohtuullisessa ajassa.
Puskuria ei kartuteta hetkessä
Isännöinti pyrkii usein mitoittamaan hoitovastikkeen tilikaudelle niin, että taloyhtiöllä säilyisi kahden tai kolmen kuukauden vastikeylijäämä. Pienessä yhtiössä, jossa kuukauden vastikekertymä on noin 2 000 euroa, se tarkoittaa, että yhtiön tilillä on jatkuvasti rahaa vähintään 4 000–6 000 euroa.
Suurimmat säästöt saadaan aikaan vaikuttamalla lämmön, veden ja sähkön kulutukseen.
Vastikepuskuria ei kerätä hetkessä tyhjään kassaan. Ilman yllättäviä menojakin taloyhtiöltä kuluu siihen helposti pari vuotta. Kannattaa muistaa, että hoitovastikkeita ei pidetä matalalla tinkimällä kopiointikuluista ja isännöitsijän kokouspalkkioista tai korottamalla sauna-, pesutupa- ja pysäköintipaikkamaksuja. Niillä kun ei ole juurikaan merkitystä taloyhtiön talouteen.
Suurimmat säästöt saadaan aikaan vaikuttamalla lämmön, veden ja sähkön kulutukseen.
Budjettitärpit
- Hoitokulut on katettava hoitovastikkeilla ja pääomamenot rahoitusvastikkeilla.
- Hinnankorotukset perustuvat palveluntuottajien ilmoituksiin. Kulutusarviot perustuvat usean vuoden toteutumiin.
- Suurimmat säästöt saadaan aikaan vaikuttamalla lämmön, veden ja sähkön kulutukseen.
- Taloyhtiö ei voi tinkiä sen vastuulle kuuluvista korjaus- ja kunnossapitotöistä.
- Jos hoitovastikkeet eivät riitä taloyhtiön juokseviin menoihin, yhtiön laskuille joudutaan neuvottelemaan maksusopimuksia ja perimään ylimääräisiä vastikkeita tai ottamaan yhtiölle lainaa.
