Isännöitsijä tarvitsee osakkaan syntymäajan osakeluettelomerkinnän tekemistä varten. Lain mukaan osakeluetteloon merkitään osakkaan nimi, osoite ja syntymäaika. Osakeluetteloa on tähän asti ylläpitänyt taloyhtiön puolesta isännöitsijä.
– Huoneistotietojärjestelmän myötä osakeluettelon tiedot löytyvät jatkossa Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä rekisteristä. Taloyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelot huoneistotietojärjestelmän osakehuoneistorekisteriin vuoden 2023 loppuun mennessä, lakiasiantuntija Laura Lithenius sanoo.
Isännöinti siirtää osakeluettelot sähköisen siirtopalvelun kautta. Osakeluettelomerkintöjen on oltava ajan tasalla, kun siirto tehdään. Jos jokin tieto puuttuu siirtovaiheessa, koko siirto epäonnistuu.
– Sen vuoksi isännöinti voi tiedustella puuttuvia tietoja ennen siirtoa. Tiedot kannattaa siis täydentää tässä vaiheessa, jotta osakeluettelon siirto onnistuu eikä asioita tarvitse selvittää myöhemmin Maanmittauslaitoksen kanssa, Lithenius neuvoo.
Osakeluettelon siirron jälkeen osakas voi muuttaa paperisen osakekirjan sähköiseksi omistajamerkinnäksi.
Osakasluettelon lisäksi taloyhtiössä voi olla asukasluettelo
Henkilötunnusta käytetään usein taloyhtiön hallinnossa osakkaan yksilöintiin. Sen vuoksi henkilötunnusta tarvitaan, kun tehdään sopimuksia autopaikoista tai laskutetaan esimerkiksi vastiketta tai käyttökorvauksia.
Lisäksi hallituksen jäsenten henkilötunnuksia tarvitaan kaupparekisteriin ilmoittamista ja mahdollista palkkioiden maksua varten.
Taloyhtiön rekistereitä on edellä mainitun osakeluettelon lisäksi mahdollinen asukasluettelo, johon kerätään tietoa asukkaista ja osakkaista hallinnon hoitamista, taloushallintoa ja asumispalveluiden järjestämistä varten.
Lisäksi taloyhtiön on lain mukaan pidettävä remonttirekisteriä. Henkilötietoa kerääntyy myös kameravalvonnassa ja sähköisessä kulunvalvonnassa.
– Taloyhtiö on näiden rekisterien rekisterinpitäjä, ja taloyhtiön hallitus vastaa, että taloyhtiön rekisterit ovat kunnossa. Käytännössä taloyhtiö sopii usein, että isännöinti huolehtii rekisterinpitäjän velvollisuuksien toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyssä, Lithenius sanoo.
Lue myös: Huoneistotietojärjestelmän siirtymäaika jatkuu
