Taloyhtiön toimintaa voi sujuvoittaa ja kehittää kiinteistöalan konsultti Meri Visannin mukaan lean-ajattelulla. Lean-ajattelu on johtamis- ja toimintafilosofia, jossa keskitytään asiakkaalle arvoa tuottaviin asioihin ja vältetään turhaa tekemistä eli hukkatyötä. Asiat pyritään tekemään ilman hätiköintiä kerralla oikein ja ihmisiä kunnioittaen.
Strategia vähentää hukkatyötä
Taloyhtiön hallitus palvelee sekä ulkoista asiakasta eli taloyhtiötä että sisäisiä asiakkaita: osakkaita ja asukkaita. Toiminta perustuu kiinteistön ylläpitoon ja talouteen. Taloyhtiötä on hoidettava pitkäjänteisesti, suunnitelmallisesti ja taloudellisesti. Tässä auttavat taloyhtiön strategia ja hyvä hallintotapa -suositus.
– Asukkaita, osakkaita ja yhteistyökumppaneita on kunnioitettava. Kaikki eivät tätä ymmärrä. Esimerkiksi eräs hallituksen jäsen purki tyytymättömyyttään huoltoyhtiöön tuittuilemalla niin, että huoltoyhtiö oli jo lopettamassa yhteistyötä ennen kuin ehdin siihen väliin.
Meri Visannin mukaan monelta taloyhtiöltä puuttuu yhä strategia, joka kokoaa osakkaiden ja asukkaiden näkemykset sekä yhteiset arvot päätöksenteon perusteeksi. Strategia vähentää turhaa työtä ja auttaa keskittymään olennaiseen. Hyvä strategia on visuaalinen. Se on niin lyhyt ja ytimekäs, että se avautuu kaikille.
Arvojen kirkastaminen helpottaa esimerkiksi sopivien yhteistyökumppaneiden löytämistä.
Kiinteistöllä on erilaisia tarpeita. Taloyhtiötä pitää hoitaa kuin liikeyritystä. Kaikki taloyhtiöt eivät esimerkiksi halua, että kiinteistössä tehdään muuta kuin välttämättömät peruskorjaukset. Kyse voi olla esimerkiksi sijoitustalosta, jossa osakkaiden tarve on pitää hoitovastike alhaalla. Visannin mukaan tämä kannattaa kirjata strategiaan.
– Ennen kuin lähdetään poistamaan lean-ajattelun mukaisesti hukkatoimintoja, on tunnettava taloyhtiön arvot ja tavoitteet. Arvojen kirkastaminen helpottaa esimerkiksi sopivien yhteistyökumppaneiden löytämistä.
Johda visualisoiden
Parhaimmillaan taloyhtiön asioiden hoitaminen on sujuvaa. Kokouskäytännöt ja työnjako ovat selkeitä.
Visanti suosittelee työlistojen tekemistä sähköisesti visuaalisuutta ja teknologiaa hyödyntäen. Hallituksen hyvä ja ajantasainen tehtävälista on sellainen, josta jokainen näkee, kuka mitäkin tekee ja millä aikataululla. Siihen merkitään myös se, milloin tehtävä on suoritettu. Mitä rutiininomaisempi työtehtävä, sitä helpommin se unohtuu, jos sitä ei merkitä listaan.
Visuaalinen tehtävälista kertoo myös, sujuvatko tehtävät kitkattomasti, onko tiellä esteitä tai tehdäänkö turhaa työtä. Lean-ajattelu opettaa, että paras mahdollinen asiakasarvo saavutetaan mahdollisimman vähällä hukalla. Kaikki se, mikä ei tuota lisäarvoa asiakkaalle, on hukkatyötä.
Turhalta työltä välttyy tunnistamalla pullonkaulat, kuten odotteluun kuluvan ajan ja tuplatyön. Ihmisten käyttämätön potentiaali on taloyhtiöissä suurinta hukkaa. Hallituksessa kannattaa hyödyntää kaikkien osaamista.
Visualisointi on yksi lean-ajattelun peruspilareista. Tieto menee usein helpommin ja nopeammin perille, kun se esitetään graafisesti, esimerkiksi värejä, piirroksia ja taulukoita hyödyntäen. Tiedon visualisointi helpottaa tiedottamista myös monikulttuurisessa taloyhtiössä.
Lean-ajattelun mukaisesti visuaalisuutta kannattaa hyödyntää kokouspöytäkirjoissa. Hyvästä pöytäkirjasta näkee heti, mitä kokouksessa on päätetty. Tieto löytyy vähällä vaivalla tarvittaessa vielä vuosienkin kuluttua.
Toimintatapoja ja työprosesseja kannattaa kehittää koko ajan. Taloyhtiön toiminnassa on maksimoitava arvoa tuottava työ, minimoitava pakollinen työ ja eliminoitava turha työ.
Lean-ajattelu taloyhtiön hallitustyössä:
- Tee päätöksiä riittävän hitaasti, jotta kaikki ehtivät mukaan. Toteuta päätökset nopeasti.
- Kehitä toimintaa jatkuvasti yhdessä muiden kanssa.
- Vakioi sujuvia toimintatapoja ja hyviä käytänteitä.
- Tunnista ylimääräinen, tuottamaton ja turha toiminta, joka on hukkaa.
- Tartu ongelmakohtiin ja virheisiin rohkeasti. Opi niistä.
- Hyödynnä teknologiaa, joka palvelee ihmisiä ja prosesseja.
- Hyödynnä visuaalista ohjausta ja viestintää.
- Etsi vakaita yhteistyökumppaneita ja kunnioita heitä.
- Tasapainota työmäärää. Hyödynnä taloyhtiön vuosikelloa. Ehkäise isännöitsijän keväistä työkuormaa suunnittelemalla ja valmistelemalla seuraavan vuoden hankkeita edellisenä vuonna.
Lue myös: Asukkaat haluavat yhä enemmän tietoa taloyhtiön johdolta
