Osalla hallitusten jäsenistä on paljon aikaa taloyhtiöiden asioille. Mutta yhä enemmän on niitä, joilla on minuuttiaikataulu sekä töissä että vapaa-ajalla. Samalla taloyhtiöissä tapahtuu yhä enemmän, ja hallituksen pitäisi olla tavoitettavissa joustavammin kuin koskaan. Miltä siis kuulostaisi hallituksen kokous kotisohvalta? Tai vaikka Kapkaupungista?
Harry Suntioinen asuu Karkkilassa ja on taloyhtiönsä, As. Oy Karkkilan Valtatie 8:n, puheenjohtaja. Yhtiötä isännöi forssalainen Forssan Isännöinti ja Kiinteistönvälitys Oy. Verkkokokousta päätettiin kokeilla, kun molemmissa osoitteissa haluttiin säästää sekä aikaa että rahaa.
Suntioinen latasi tietokoneelleen Skypen, osti konferenssikameran ja kytki sen tietokoneeseensa. Hän kutsui hallituksen jäsenet kotiinsa ja avasi linjan. Linjan toisessa päässä, kolmen vartin ajomatkan etäisyydellä Forssassa, isännöitsijä Mikko Ryyppö avasi skypen ja heijasti näyttönsä karkkilalaisten nähtäväksi.
Kilometrikorvaukset ja kokouspalkkiot pienenevät.
Ryyppö esitteli kokoamansa materiaalin, ja suunniteltu asialista käytiin läpi keskustellen. Ryyppö kirjoitti kokouksen kuluessa pöytäkirjaa, jota puheenjohtaja kommentoi. Lopuksi Ryyppö latasi puheenjohtajan hyväksymän pöytäkirjan taloyhtiön verkkosivuille.
Hallitus on kokoustanut Karkkilassa virtuaalisesti, mutta yhtiökokoukset järjestetään edelleen kasvotusten. Samoin kokoukset, joissa tehdään isoja päätöksiä tai käsitellään useampaa kuin kolmea asiaa.
Harry Suntioisen mielestä käytäntö on toiminut hyvin. Taloyhtiön talous pysyy kurissa, kun kilometrikorvaukset ja kokouspalkkiot pienenevät. Käytäntö on myös ekologisempi.
Kaksikymmentä minuuttia
– Sopisiko kahdenkymmenen minuutin virtuaalikokous ensi viikolla, isännöitsijä Heidi Kjellman saattaa kysyä asiakkaaltaan.
Isännöinti Kjellmanilla on useita liikekiinteistöjä ja taloyhtiöitä, joiden hallitusten jäsenten kanssa kokoustetaan verkossa.
“Asiassa pysyminen on perinteistä kokousta helpompaa.”
− Kokouksia voi pitää useammin, ja ne ovat lyhyempiä. Asiassa pysyminen on perinteistä kokousta helpompaa, Kjellman kertoo.
Osallistujia on tyypillisesti kahdesta viiteen. He voivat olla eri osoitteissa, kunhan kullakin on puhelin, tietokone tai tabletti käytössään. Kokouksissa on käsitelty muun muassa tilinpäätöksiä ja isojakin korjaushankkeita. Toistaiseksi etäpalavereja on pidetty hallitusten kanssa, mutta Kjellman arvelee, että tulevaisuudessa myös yhtiökokousten järjestäminen voisi teknisesti onnistua.
Valmistautuminen tärkeää
Valmistautumisen merkitystä virtuaalisuus ei poista. Ryyppö ja Kjellman painottavat, että osallistujien täytyy sitoutua tutustumaan materiaaliin, jotta kokouksessa voidaan mennä suoraan asiaan, esittää tarvittavat kysymykset ja tehdä parhaita mahdollisia päätöksiä.
− Jos kokouksessa halutaan päättää aurinkopaneeleista, kannattaa asiasta keskustella etukäteen vaikkapa hallituksen keskustelupalstalla. Silloin isännöitsijä tietää etsiä ja toimittaa olennaiset tiedot ennen kokousta, Ryyppö sanoo.
Kjellman kertoo, että vastuut isännöinnin ja hallituksen välillä jakautuvat virtuaalikokouksissa samoin kuin tavallisissakin. Isännöitsijän vastuulla on lähettää kutsu sekä valmistella materiaalit ja toimittaa ne osallistujille. Lisäksi isännöitsijä huolehtii kokouksen kulusta ja toimittaa pöytäkirjan allekirjoitettavaksi. Kaikki muut vaiheet toimivat jo sähköisesti, mutta allekirjoitussivut ovat vielä kiertäneet jäseneltä toiselle. Sekin onnistunee tulevaisuudessa netissä, esimerkiksi pankkitunnusten avulla.
