Eduskunnan huhtikuussa hyväksymä määräaikainen lakimuutos toi kevään yhtiökokousten pitämiselle poikkeuksellisen jatkoajan. Koronaepidemian vuoksi tehty lakimuutos on mahdollistanut kevään yhtiökokouksen lykkäämisen tänä vuonna syyskuun 30. päivään saakka.
Isännöintiliiton tekemän kyselyn perusteella noin 25 prosenttia taloyhtiöistä, eli arviolta jopa kymmenentuhatta taloyhtiötä, on jättänyt kokouksen pitämisen syksyyn.
Lakimuutoksen tuomaa lisäaikaa on jäljellä noin puolitoista kuukautta, joten pitämättömien yhtiökokousten järjestelyt on hyvä laittaa vireille viimeistään nyt.
Isännöintiliiton vaikuttamis- ja tutkimusjohtaja Tuomas Viljamaa huomauttaa, että tarpeita voi tulla myös ylimääräisille yhtiökokouksille, jos taloyhtiöissä on siirretty korjaushankkeita ja yhtäkkiä ilmaantuukin akuutteja korjaustarpeita.
Taloyhtiön hallitus kutsuu kokouksen koolle
Yhtiökokous on kutsuttava koolle vähintään kahta viikkoa ennen kokousta. Mikäli taloyhtiön hallitus ei ole jo päättänyt kokouspäivää isännöitsijän kanssa, se kannattaa sopia pikimmiten. Myös isännöitsijöiden kalenterit alkavat nyt täyttyä kokouksista.
Jos taloyhtiössä ei ole vielä tiedotettu uudesta kokousajankohdasta osakkaille ja asukkaille, asiasta voi tiedustella taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalta.
Jos kokousta ei pidetä lain mukaisessa määräajassa, ja siitä aiheutuu yhtiölle tai osakkaalle vahinkoa, yhtiön johto voi olla vahingonkorvausvastuussa. Syynä on, että kokousta ei ole kutsuttu koolle lain määräajassa.
Etäyhteydet on edelleen suositeltava ratkaisu
Isännöintiliitto kannustaa pitämään yhtiökokoukset etäyhteyksien avulla.
− Jotta kokouksia olisi nykytilanteessa mahdollista pitää, etäkokoukset lienevät käytännössä ainoa mahdollisuus. Se tietenkin vaatii lisää sopeutumista vallitsevaan tilanteeseen sekä isännöinniltä, hallituksilta että osakkailta, Viljamaa sanoo.
Etäkokous ei tarkoita vain internetiin kytketyn tietokoneen tai älypuhelimen avulla kokoustamista. Samaan etäkokoukseen voi osallistua eri keinoin: kirjepostitse, sähköpostitse, puhelimitse tai tietokoneella ja älypuhelimissa toimivilla kokoussovelluksilla. Myös valtakirjoja voi ja kannattaa hyödyntää.
Taloyhtiön hallitus päättää sen, millaisella etäyhteydellä yhtiökokoukseen voi osallistua. Hallituksen on pohdittava oman taloyhtiönsä asukkaiden kannalta, mitkä ovat parhaat keinot osallistua kokoukseen niin, että osallistujien terveys ja yhdenvertaisuus voidaan taata.
Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen etänä on muistettava mainittava yhtiökokouskutsussa, ja etäosallistumisen toteuttamistavasta on annettava kutsussa selkeät ohjeet.
Kokouskutsusta on myös käytävä ilmi, mikäli etäosallistuminen rajoittaa osakkaan puhe- tai äänivaltaa.
Fyysisten kokousten järjestelyissä huomioitava turvavälit
Taloyhtiön on lain mukaan aina järjestettävä myös fyysinen kokous, vaikka kokous päätettäisiin pitää etäyhteyksin.
Käytännössä se voidaan toteuttaa siten, että kokouspaikalla on fyysisesti läsnä hallituksen puheenjohtaja tai joku muu hallituksen jäsen ja tarvittaessa isännöitsijä suositelluin turvavälein. Kaikki muut hallituksen jäsenet ja osakkaat osallistuvat yhtiökokoukseen etänä.
Jos yhtiökokous halutaan pitää perinteiseen tapaan kasvotusten jossakin kokoustamiseen sopivassa tilassa, osallistujien terveys pitää ottaa ehdottomasti huomioon.
Kokouspaikan pitää olla riittävän tilava, jotta osallistujat pystyvät pitämään suositeltuja turvavälejä toisiinsa. Kokouksen pitämistä ulkona kannattaa harkita ainakin pienissä taloyhtiöissä.
Koronatartuntojen ehkäisemisessä noudatetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) antamia ohjeita, joista tärkeimmät ovat käsienpesu ja 1–2 metrin turvavälit.
THL:n viime viikolla antama maskisuositus ei koske yhtiökokouksen kaltaisia tilaisuuksia, mutta THL:n mukaan kasvomaskia voi käyttää tilanteissa, joissa turvavälin pitäminen on muuten mahdotonta.
On hyvä ottaa huomioon, että koronatilanne vaihtelee Suomessa tällä hetkellä paljon. Oman alueen koronatilannetta voi seurata THL:n verkkosivuilta.
Lue lisää: Taloyhtiön hallituksen sähköinen kokous – näillä neljällä vinkillä onnistut
Lue myös: Onko hallituksen jäsenen pakko osallistua yhtiökokoukseen?
Lue myös: Toimi hyvissä ajoin − näin päätösehdotuksia voi esittää yhtiökokoukseen
