Taloyhtiöillekin on tarjolla jo monia digitaalisia kanavia, joiden kautta viestiä talon asioista hallitukselle ja asukkaille. Se, minkä kanavan valitset viestintään, riippuu taloyhtiön tarpeista. Monelle riittävät postiluukusta jaettavat tiedotteet, toiset keskustelevat aktiivisesti Facebookissa.
Taloyhtiösivut sopivat viralliseen viestintään
Joillakin taloyhtiöillä on jo oma isännöintiyrityksen tuottama taloyhtiösivu. Sen kautta on esimerkiksi helppo tarkistaa kokouspöytäkirjat.
Isännöitsijä laittaa pöytäkirjat ja dokumentit taloyhtiösivulle. Parhaimmillaan järjestelmä lähettää automaattisesti ilmoituksen uudesta dokumentista.
Sähköpostiviestissä on taloyhtiösivulle linkki, josta sivu aukeaa tunnuksilla. Taloyhtiösivut ovat tietoturvan kannalta turvallinen palvelu. Isännöitsijä näkee lokitiedoista, ovatko kaikki lukeneet pöytäkirjan.
Taloyhtiösivu on erityisen hyvä paikka erilaisten dokumenttien, kuten yhtiöjärjestyksen, järjestyssääntöjen ja pöytäkirjojen, tallentamiseen ja arkistointiin.
Etuna on, että kaikki vanhat ja uudet asiakirjat löytyvät samasta paikasta. Taloyhtiösivu on maksullinen palvelu, josta pitää neuvotella isännöinnin kanssa erikseen.
Facebook – virtuaalinen hiekkalaatikko
Kaikkien taloyhtiön asukkaiden yhteisessä Facebook-ryhmässä pulistaan ja vaihdetaan kuulumisia. Taloyhtiön hallitus voi perustaa myös oman suljetun ryhmän, johon voidaan kutsua tarvittaessa isännöitsijä. Muista kuitenkin sopia asiasta ensin isännöitsijäsi kanssa.
Facebookin kautta ei saa välittää eteenpäin mitään tärkeitä asiakirjoja. Edes suljettu ryhmä ei ole turvallinen. Kokouksissa saatetaan käsitellä arkaluonteisia asioita, esimerkiksi yksittäisen asukkaan maksukyvyttömyyttä, häätöä tai varoitusta. Yksityisyyden suoja pitää ymmärtää.
Aina viattomilta vaikuttavien asioidenkaan kertominen taloyhtiön Facebook-sivulla ei ole viisasta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi rakennukseen liittyvät kuntoarviot ja muut tutkimukset.
Varovaisuus sosiaalisessa mediassa on valttia myös asunnon myynnin näkökulmasta. Kiinnostunut ostaja tai uusi asukas saattaa löytää Facebook-viestit googlaamalla vielä vuosien päästä. Niistä soitellaan sitten isännöitsijälle tai puheenjohtajalle, vaikka mahdollinen vika on korjattu aikaa sitten.
Näin luot Facebook-ryhmän
Siirry Facebookin etusivun vasemmanpuoleiseen valikkoon, josta löydät Ryhmät-osion. Klikkaa kohtaa Luo ryhmä.
Esiin tulee ikkuna, jossa voit lisätä ryhmälle nimen ja jäsenet sekä valita ryhmän yksityisyysasetukset.
Klikkaa Luo-painiketta, kun olet valmis.
Kun ryhmä on luotu, päädyt ryhmän sivulle. Klikkaa ensin -kuvaketta sivun ylälaidassa ja valitse Muokkaa ryhmän asetuksia. Lisää ryhmälle kuvaus ja määritä muita tietoja.
Twitter – tuoreimmat uutiset ja ilmiöt, keskustelu päättäjien kanssa
Twitterissä asiantuntijat käyvät keskustelua kiinteistöalan asioista. Sieltä löytyy myös vinkkejä kiinteistöasioiden hoitoon. Esimerkiksi tunnisteilla #taloyhtiö tai #asuminen voi seurata alan tuoreimpia uutisia ja keskustelua niistä.
Jos haluaa herätellä julkista keskustelua taloyhtiöasioista, Twitter on siihen hyvä kanava. Myös yhteiskunnan päättäjille voi esittää verkkoyhteisössä suoria kysymyksiä, ja vain harvoin he jättävät vastaamatta asiallisiin viesteihin.
Twitter on tueksi ennen kaikkea taloyhtiön hallitukselle. Sieltä voi etsiä esimerkiksi vertaisvinkkejä ja muiden taloyhtiöiden käytäntöjä.
Twitterin käyttämiseen tarvitset vain verkkoyhteyden. Kuten muunkin sosiaalisen median käytön, sen oppii kokeilemalla.
Instagram – viihdettä ja lisä viestintään
Taloyhtiölle Instagram on ennen kaikkea viihdettä, ja kanavaa voi käyttää vaikkapa taloyhtiön maineenrakennukseen. Kyseessä on mobiilisovellus, jonka käyttämiseen tarvitset älypuhelimen.
Instagramissa jaetaan kuvia, joiden yhteydessä on pieniä tekstejä. Kuvia voi myös käsitellä: sovelluksesta löytyy suodattimia, joiden avulla kuvista saa haluamansa näköisiä.
Asuntokaupassa Instagramia voi hyödyntää etenkin nuorten asunnonostajien houkuttelemiseen.
Sosiaalista mediaa paljon käyttävässä taloyhtiössä voidaan luoda vaikkapa talkoille oma tunniste (esim. #TaloyhtiönTalkoot) Instagramiin, ja asukkaat löytävät toistensa kuvat aihetunnisteen avulla.
Ilmoitustaulu – lappuja heille, jotka eivät käytä verkkoa
Digiajasta huolimatta on tärkeää muistaa, että kaikki asukkaat eivät käytä ollenkaan sähköisiä viestimiä, eivät edes sähköpostia. Alakerran ilmoitustaulu, lappu postiluukusta tai hissin ovessa ovat edelleen välttämättömiä keinoja tavoittaa asukkaita.
Voisiko hallitus tehdä osakkaille kyselyn, jossa he kertovat, missä muodossa haluavat tietoa?
