Loimaan seudulla isännöintipalvelua tarjoava Loimijoen Kiinteistökeskus on ottanut tavakseen lähettää Tervetuloa-kirjeen kaikille isännöimiensä asunto-osakeyhtiöiden uusille asukkaille.
– Tervetuloa-kirje lähtee meiltä heti, kun uusi asukas on tehnyt meille muuttoilmoituksen. Jos vain käytössämme on asukkaan sähköpostiosoite, lähetämme kirjeen sähköisesti. Näin asukas saa sen mahdollisimman nopeasti, Loimijoen Kiinteistökeskuksen asumiskoordinaattori Suvi Rautiainen kertoo.
Kirje kertoo taloyhtiön tärkeät asiat
Loimijoen Kiinteistökeskus on kehittänyt taittomallin, jota käytetään kaikkien asiakastaloyhtiöiden Tervetuloa-kirjeen pohjana. Kirjeiden sisältöjä Rautiainen päivittää ja personoi jokaisen taloyhtiön yksilöllisiin tarpeisiin.
– Tervetulotoivotuksen lisäksi kirjeiden vakio-osioita ovat kiinteistöhuollon ja isännöinnin yhteystiedot, jätehuoltoa koskevat asiat, vastikemaksuihin ja käyttökorvauksien e-laskutukseen liittyvät tiedot sekä huoneistotietojärjestelmää koskeva info. Muut asiat räätälöidään taloyhtiön yksilöllisten tiedotustarpeiden mukaisesti.
Kirje on koettu hyväksi, emmekä siitä enää luopuisi.
Kirje on haluttu pitää kevyenä ja helppolukuisena, joten sen pituus on rajattu yhteen A4-sivuun. Mukaan otettavien asioiden osalta Rautiaisen onkin käytettävä harkintaa. Tervetuloa-kirjeen kaverina lähtee usein myös Apua asumiseen -esite, jossa avataan muun muassa isännöinnin ja kiinteistönhuollon työnjakoa.
– Yhtenä kirjeen tavoitteena on tehdä isännöintiä tutummaksi asukkaille ja madaltaa näin yhteydenottoa isännöintiin, Rautiainen sanoo.
Kirjeestä hyötyä sekä isännöinnille että asukkaille
Rautiaisen mukaan Tervetuloa-kirje otettiin Loimijoen Kiinteistökeskuksessa käyttöön 2010-luvun loppupuolella. Vuosien saatossa siitä on tullut tärkeä osa yrityksen tarjoamaa isännöintipalvelua. Se kuuluu yrityksen tarjoamaan isännöinnin peruspakettiin.
Alkuvaiheessa Loimijoen Kiinteistökeskus teki kirjeestä erilliset versiot osakkaille ja vuokralaisille. Sittemmin yritys on siirtynyt yhden kirjeversion käyttöön.
– Kirjeen sisällöt tukevat ja helpottavat omaa työtämme, sillä se antaa vastauksia asukkaiden useimmin kysymiin kysymyksiin. Kirje varmistaa taloyhtiön tasalaatuisen viestinnän ja sen, että kaikki uudet asukkaat saavat käyttöönsä samat tiedot taloyhtiöstä.
Rautiaisen mukaa Tervetuloa-kirjeestä on tullut hyvää palautetta niin asukkailta kuin taloyhtiöiden hallituksiltakin.
– Kirje on koettu hyväksi, emmekä siitä enää luopuisi. Eniten kirjeestä ovat kertoneet hyötyneensä ensimmäiseen omaan asuntoonsa muuttaneet nuoret ja omakotitalosta taloyhtiöön muuttaneet henkilöt. Kirje on auttanut heitä yhtiömuotoiseen asumiseen sopeutumisessa. Asukaspalautteen pohjalta pyrimme muokkaamaan kirjeen sisällöistä yhä paremmin asukkaiden tarpeisiin vastaavia, Rautiainen sanoo.
