Taloyhtiön hallitus on osakkaita ja asukkaita varten. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että puheenjohtaja tai hallituksen jäsenet ovat koko ajan tavoitettavissa. Kyse on luottamustoimesta, joka on vain yksi pieni siivu hallituksen jäsenten elämästä. Tämä on hyvä tehdä selväksi.
Joskus kuvitellaan, että puheenjohtajan tai hallituksen jäsenten puoleen voi kääntyä aina, kun itsestä siltä tuntuu. Etenkin puheenjohtajaa saatetaan kiskoa moneen eri suuntaan.
Yksi haluaa, että lasten leikkipaikka siirretään parvekkeiden alta syrjemmälle, toinen toivoo, että sinne hankitaan kiipeilyteline, ja kolmas kaipaa lisää parkkipaikkoja.
Kaikkien toiveet ovat tärkeitä ja kuulemisen arvoisia, mutta kaikella on aikansa ja paikkansa. Puheenjohtaja voi varata esimerkiksi joka kuukauden ensimmäisenä maanantaina aikaa keskusteluille ja viesteihin vastaamiseen.
”Supernannyna” tunnettu erityistason psyko- ja perheterapeutti Pia Penttala opastaa televisio-ohjelmassa perheitä rajojen asettamiseen ja jämäkkyyteen. Samoja taitoja tarvitaan myös hallituksessa.
– Jämäkkyys lisää selkeyttä ja luo turvallisuutta. Omien arvojen tiedostaminen helpottaa jämäkkänä pysymistä, Penttala sanoo.
Konfliktien välttely lisää ongelmia
Jämäkkyys kuulostaa yksinkertaiselta, mutta se ei ole helppoa, koska kyse on ihmissuhteista. Pelkäämme, että omien rajojen vetäminen loukkaa muita.
Myös konfliktit pelottavat niin paljon, että katsomme helposti asioita sormien läpi.
Penttala muistuttaa, että kyse on vain asioista. Kun asioista keskustelee, syntyy uusia näkökulmia ja löytyy ratkaisuvaihtoehtoja. Pieniäkään ongelmia ei kannata sivuuttaa, koska niillä on taipumus paisua.
Konflikteja pelätään, koska ne vievät aikaa ja energiaa. Niiden välttely voi johtaa siihen, että jonkun yksittäisen asukkaan annetaan toimia sääntöjen vastaisesti.
Hallitus voi ajatella, että annetaan tuon hankalan tyypin laittaa pahviroskat sekajätteeseen, eihän niitä niin paljon ole. Mutta muut asukkaat voivat kokea toiminnan erittäin epäreiluna, mikä voi johtaa myös erilaisiin salaliittoteorioihin.
– Hallituksen toiminnan läpinäkyvyys vähentää väärinkäsityksiä ja kuvitelmia siitä, miten jostain osakkaasta tykätään enemmän kuin toisesta tai jonkun pyynnöt menevät helpommin läpi kuin toisen.
– Kaikkia ongelmia ei pysty ratkaisemaan, mutta ne voi ohjata esimerkiksi isännöitsijälle. Aina voi sanoa, ettei minulla ole tähän osaamista, mutta vien asian eteenpäin, Penttala sanoo.
Keskity asiaan – ja valmistaudu siihen jo etukäteen
Kaikki osakkaat eivät välttämättä noudata asetettuja rajoja vaan nykivät valituksineen ja pyyntöineen puheenjohtajaa hihasta silloinkin, kun hänellä ei ole aikaa. Keskustelunavaukset voi torjua ystävällisesti ja sanoa esimerkiksi, että palataan tähän asiaan heti kuukauden ensimmäisenä maanantaina.
Tervehtiminen ja silmiin katsominen tavatessa luo pohjan vuorovaikutukselle.
Jatkuvasti samaa asiaa tivaavalle voi kertoa, että hallitus keskustelee ja pohtii asiaa, ja palaamme siihen kahden viikon sisällä. Oleellista on osoittaa, että asia on kuultu ja kertoa millä aikataululla sitä hoidetaan.
Joskus taloyhtiössä voi olla yksi hankala tyyppi, joka vaikeuttaa kaikkien elämää. Hallituksen kannattaa luoda yhteinen linja siitä, miten hänen kanssaan toimitaan.
Jännitämme hankalia tilanteita etukäteen. Hyvä valmistautuminen ja omien kommenttien harjoitteleminen auttavat. Esimerkiksi silloin, kun joudut puuttumaan johonkin vaikeaan asiaan, voit miettiä etukäteen, mitä sanot ja kirjoittaa vaikka tärkeimmät kommentit paperille.
– Oleellista on keskittyä itse asiaan. Todeta esimerkiksi hymyillen ja silmiin katsoen, että meillä on konflikti, mutta pystymme selvittämään sen yhdessä. Asioita ei pidä jättää tekemättä sen vuoksi, että ne tuntuvat vaikeilta.
Tuttuus helpottaa vaikeisiinkin asioihin tarttumista. Uusien hallitusten jäsenten kannattaa esittäytyä niille asukkaille ja osakkaille, joita he eivät vielä tunne. Tervehtiminen ja silmiin katsominen tavatessa luo pohjan vuorovaikutukselle.
Näin toimit jämäkästi
- Mieti, mikä on perustehtäväsi hallituksessa, mitä siihen sisältyy ja mitä ei.
- Tee asukkaille ja osakkaille selväksi, mitkä asiat kuuluvat sinulle, mitkä eivät.
- Pidä osakkaat ajan tasalla siitä, mitä hallitus tekee. Riittävä tiedottaminen ja läpinäkyvyys vähentävät turhia kyselyjä.
- Kerro milloin olet tavattavissa, ja pidä tästä kiinni. Muistuta tarvittaessa, että hallitustyöskentely on sinulle vain luottamustoimi muiden tehtävien ja muun elämän ohessa.
- Kohtele ihmisiä ystävällisesti.
- Erota asiat ja ihmiset toisistaan. Vala luottamusta siihen, että asiat järjestyvät.
- Pyri ratkaisemaan konfliktit nopeasti. Riitoja ei kannata pitkittää, koska ne vähentävät asumisviihtyvyyttä.
Lue myös: Lisää tehoa kokousviestintään
