Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallménin mukaan isännöinnin valitsemisessa kannattaa lähteä liikkeelle huolellisella tarvekartoituksella.
Palvelun hinnoittelu ei saa olla ainoa valintakriteeri. Esimerkiksi taloyhtiön koko, ikä ja kunto sekä osakkaiden ja asukkaiden tarpeet on huomioitava isännöitsijän valinnassa.
– Jos esimerkiksi yhtiössä on isot remontit edessä, voi olla paikallaan painottaa isännöitsijän osaamista rakentamisen johtamisessa. Jos taas yhtiön asukkaat ovat diginatiiveja, valintakriteerinä voi olla isännöintiyrityksen digitaalisten palvelujen tarjonta. Kriteeristöä pohdittaessa ja myöhemmin valintapäätöstä tehtäessä on tärkeää, että taloyhtiön koko hallitus osallistuu keskusteluun ja asioita käydään avoimesti läpi. Selkeältäkin vaikuttavia asioita pitää rohjeta tarvittaessa kyseenalaistaa, Sallmén sanoo.
Hinnoittelu ei saa olla ainoa valintakriteeri. Valintakriteerejä määriteltäessä hallituksella tulisi olla näppituntuma asukkaiden ja osakkaiden toiveista. Valintaprosessia helpottaa kummasti, jos taloyhtiön kehittämisestä on käyty avointa keskustelua ja yhtiön kehittämiseksi on laadittu selkeä strategia.
Jos taloyhtiön tavoitteet ja toiveet ovat utuiset, hallituksen kannattaa käyttää aikaa yhteisen näkemyksen kirkastamiseen. Osakkaiden ja asukkaiden toiveita voidaan kartoittaa kyselyllä. Se on helppo toteuttaa esimerkiksi yhtiökokouksen lomassa.
Vaikka isännöitsijän valintaan liittyvä kriteeristö on syytä räätälöidä taloyhtiökohtaisesti, tietyt valintakriteerit ovat luonteeltaan universaaleja.
– Viestinnällä on tärkeä rooli taloyhtiön toiminnassa. Isännöitsijää valittaessa on hyvä selvittää, miten isännöintiyritys kertoo tekemisistään ja miten asukkaat sekä osakkaat voivat olla yhteydessä isännöintiin. Hallituksen jäsenenä arvostaisin myös moderneja digitaalisia työkaluja, jotka mahdollistavat hallitukselle taloyhtiön taloudenpidon reaaliaikaisen seurannan, Sallmén toteaa.
Käytä puskaradiota, referenssejä ja isännöinnin hakupalvelua
Sopivaa isännöitsijää etsiessä on hyvä kuunnella herkällä korvalla puskaradion viestejä. Referenssejä voi myös kysyä suoraan potentiaalisilta vaikuttavilta isännöintiyrityksiltä. Erityisen hyödyllistä on selvittää, millaisia kokemuksia samanlaisessa tilanteessa olevilla taloyhtiöillä on isännöinnistä.
Yksi hyvä kanava isännöitsijän etsimiseen on Isännöintiliiton loppuvuonna lanseeraama sähköinen Hae isännöintiä -palvelu. Isännöintiliiton vt. yksikön johtaja Marianne Falck-Hvilstafeldtin mukaan palvelun kautta voi löytää ja vertailla isännöintiyrityksiä sekä lähettää niille tarjouspyyntöjä.
– Palvelun tarkennetulla haulla voi etsiä isännöintiyrityksiä, jotka pystyvät vastaamaan oman taloyhtiön tarpeisiin. Palvelun kautta jätetyssä tarjouspyynnössä on hyvä mainita osakkaiden toiveet isännöinnille. Liitteiksi kannattaa lisätä taloyhtiön yhtiöjärjestys, tilinpäätös liitteineen, isännöitsijäntodistus ja kunnossapitotarveselvitys, Falck-Hvilstafeldt opastaa.
Tällä hetkellä Hae isännöintiä -palvelussa on noin 600 isännöintiyritystä, käytännössä kaikki Isännöintiliiton jäsenyritykset.
– Hae isännöintiä -palvelun kehittämisessä on huomioitu taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajilta saatu palaute. Sopivan isännöintiyrityksen löytämistä ja isännöintipalveluiden vertailua pidettiin vaikeana. Lisäksi tarjouspyyntöjen laadinta koettiin hankalaksi. Toivomme, että palvelumme helpottaa valintaprosessia, Falck-Hvilstafeldt sanoo.
Tarjouspyynnössä on tärkeää antaa riittävästi tietoa
Jaana Sallmén suosittelee, että taloyhtiön hallitus pyytää tarjouspyynnössään isännöintiyritystä kertomaan toimintaperiaatteistaan, palvelumallistaan, henkilöstömäärästään ja työntekijöidensä osaamistaustasta. Onko yrityksessä laskentatoimen osaamista vai hoitaako se taloyhtiöiden kirjanpidon yhteistyösopimuksin? Millainen on yrityksen tekninen osaaminen? Kuinka monta taloyhtiötä yhdellä isännöitsijällä on hoidettavanaan?
Tarjouspyynnössä on myös tärkeää antaa riittävät tiedot taloyhtiöstä. Taloyhtiön nimen ja osoitteen ohella rakennusvuosi, taloyhtiön koko, huoneistojen määrä, tehdyt ja suunnitellut korjaukset, osakkaiden toiveet ja tarpeet sekä syy uuden isännöitsijän etsimiseen ovat tärkeitä taustatietoja.
– Isännöintiyrityksiltä tulleiden tarjousten läpikäyntiin tulee varata riittävästi aikaa, sillä niiden sisällöissä ja hintojen ilmoittamistavassa on aina eroja. Jos jokin kohta tarjouksessa ei avaudu tai siinä tuntuu olevan puutteita, asiaa kannattaa reilusti kysyä. Taloyhtiön tarpeisiin parhaiten sopivien isännöintiyritysten edustajat on hyvä tavata aina kasvokkain ennen valinnan tekemistä, Sallmén sanoo.
Kun hallitus on valinnut taloyhtiön tarpeisiin parhaiten soveltuvan isännöintiyrityksen, on aika käydä sopimusneuvottelut. Kirjallisessa sopimuksessa sovitaan tarkasti isännöintipalvelun sisällöstä, laadusta, laajuudesta ja palvelun veloitusperusteista. Sallmén painottaa, että tässä vaiheessa on vielä tärkeää varmistaa, että isännöintiyrityksellä ja taloyhtiön hallituksella on yhtäläinen käsitys isännöintipalvelun kokonaisuudesta.
– Jopa isännöintisuhteen päättymiseen liittyvistä menettelyistä on muistettava sopia tässä yhteydessä, Sallmén sanoo.
Myös isännöintisopimuksen viimeistelyyn kannattaa käyttää aikaa
Selkeä sopiminen isännöintipalvelun sisällöistä on eduksi niin taloyhtiölle kuin isännöintiyrityksellekin. Fluxio Isännöinti Oy:n toimitusjohtajan Kalle Grönqvistin mielestä huolellisesti laadittu ja riittävän kattava tarjouspyyntö saa asiat oikeille urille.
– Lyhyille viesteille ja tiedusteluille on paikkansa, mutta varsinaisen tarjouspyynnön liitteenä kannattaa lähettää kattavasti tietoa taloyhtiöstä. Itse haluan selvittää ennen tarjouksen antamista taloyhtiön tilanteen tarkasti. Minusta tämä on myös isännöintiyrityksen velvollisuus. Yrityksen osaamisen on vastattava taloyhtiön tarvetta. Itse en esimerkiksi tee tarjousta, jos palvelumme ei vastaa taloyhtiön tarpeisiin, Grönqvist sanoo.
Grönqvistin mielestä isännöintiyritys voi helpottaa asiakkaiden tekemää valintaprosessia viestimällä omista palveluistaan selkeästi ja avoimesti. Hae isännöintiä -palvelusta esimerkiksi löytyy asunto-osakeyhtiölain mukaisen isännöinnin sisällön kuvaus.
– Taloyhtiö ja isännöintiyritys voivat sitten sopia, mitä lisäpalveluita taloyhtiö tarvitsee, Grönqvist vinkkaa.
Sallménin tavoin Grönqvist painottaa dialogin merkitystä isännöintisopimusta viimeisteltäessä. On esimerkiksi tärkeää käydä läpi, missä määrin taloyhtiön viestinnässä, arkistoinnissa ja taloudenpidossa hyödynnetään sähköisiä järjestelmiä. Erityisen tarkkana pitää Grönqvistin mielestä olla, kun sovitaan laskutuksesta.
– Epäselvät laskutuskäytännöt närästävät asiakkaita. Sopimusta tehtäessä on sovittava tarkasti, mitkä asiat kuuluvat peruspakettiin ja mistä veloitetaan lisäpalveluina, Grönqvist muistuttaa.
