Tarjouspyyntöjen yleisin ongelma on, että hallitus ei oikein tiedä, mitä se täsmälleen ottaen haluaa ostaa. Ensin kannattaa kartoittaa tarpeet: millaisia asioita hallitus ja osakkaat pitävät tärkeimpinä?
Kaikkein parasta olisi, jos taloyhtiössä tehtäisiin osakas- ja asukaskysely, jonka pohjalta taloyhtiö määrittelisi itselleen tulevaisuudensuunnitelman, strategian. Siinä määritellään, millaista asumisen tasoa halutaan pitää yllä ja miten siihen pyritään.
Hae isännöintiä -palvelu ja puskaradio auttavat
Kun tarpeet on kartoitettu, seulotaan kisaan sopivat isännöintiyritykset. Umpimähkään ei tarjouspyyntöjä kannata lähettää. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä kannattaa tutkailla esimerkiksi yrityksen verkkosivuja. Hyvä keino löytää juuri omalle taloyhtiölle sopivaa isännöintiä on Hae isännöintiä -palvelu. Siellä voi tutustua esimerkiksi oman paikkakunnan isännöintiyrityksiin, kerätä yritykset omalle listalle ja lähettää kerralla valitsemilleen yrityksille tarjouspyynnön.
Yritysten valinnassa hyvä työkalu on myös viidakkorumpu. Taloyhtiöiden hallituksissa istuu yleensä aktiivisia ihmisiä, joilla on yhteyksiä muihinkin yhtiöihin. Hyvin tehty työ on parasta mainontaa isännöintialalla, kannattaa siis kysyä suosituksia muilta taloyhtiöiltä.
Laatikaa selkokielinen tarjouspyyntö
Isossa yrityksessä taloyhtiötä palvelevat isännöitsijän lisäksi teknisen isännöinnin asiantuntija, palveluneuvoja ja taloushallinnon tiimi. Pienessä yhden, kahden ihmisen toimistossa isännöitsijä voi yksin hoitaa jotkut näistäkin töistä, mutta ostaa esimerkiksi tekniset asiantuntijapalvelut yhteistyökumppanilta.
Koko hankintaprosessin tärkein asiakirja on taloyhtiön hallituksen lähettämä tarjouspyyntö. Siinä on mahdollisimman selvästi kuvailtava, millaisia palveluita yhtiö tarvitsee. Tarjouksen laatimiseen on hyvä antaa isännöintiyrityksille ainakin kaksi viikkoa aikaa. Tarjoajien vahvuuksia ja heikkouksia punnitaan vertaamalla tarjousten tärkeimpiä alakohtia keskenään. Jos tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä, yritystä voi pyytää tarkentamaan vastauksiaan.
Kun tarjouspyyntöjä on vertailtu, kannattaa hallituksen pyytää vielä parhaat tarjoukset jättäneet haastatteluun. Haastattelussa pääsee tutustumaan ihmiseen ja voi vielä kysyä tarkentavia kysymyksiä puolin ja toisin.
Liitä nämä tarjouspyyntöön:
- Yhtiön strategia tai kuvaus tärkeimmistä tavoitteista
- Edellisen kauden tilinpäätös toimintakertomuksineen
- Yhtiöjärjestys
- Isännöitsijäntodistus
- Tulevien viiden vuoden aikana suunnitellut isot korjaus- tai muut hankkeet
- Osakkaiden muutostyöilmoitusten käsittelytapa
- Kokousten määrä
- Mitä lisätietoja tarjoukseen halutaan (hinnoitteluperusteet, palvelukuvaukset)
- Tarjousten määräpäivä ja maininta siitä, miten asian käsittely etenee
Arvioi näitä:
- Onko isännöintiyrityksellä riittävästi resursseja?
- Miten yritystä johdetaan?
- Onko sillä laatujärjestelmä tai auktorisointi? Onko yritys Isännöintiliiton jäsen?
- Sitoutuuko yritys palvelujensa kehittämiseen?
- Millainen on yrityksen asiakaslupaus?
- Millainen on yrityksen henkilökunta? Miten sen osaamista ylläpidetään?
- Millaisia ovat yrityksen kumppaniverkostot?
- Miten yritys on vakuuttanut itsensä ja työntekijänsä?
Lue lisää: Millainen on hyvä isännöintisopimus?
