Laki määrää, että kaikilla osakeyhtiöillä on oltava hallitus. Tämä koskee niin yrityksiä kuin asunto-osakeyhtiöitäkin.
Yrityspuolella hallitustoimintaa kehitetään aktiivisesti. Esimerkiksi Hallituspartnerit-verkostossa pohditaan pk-yritysten hallitustyöskentelyn kehittämistä. Voisiko samoja ajatuksia hyödyntää taloyhtiöiden hallituksissa?
Kysyimme asiaa Tampereen hallituspartnerien Minna Metsälältä. Metsälä löytää paljon yhteistä:
− Yksi minkä tahansa hallituksen tärkeimmistä tehtävistä on huolehtia, että hallinto ja toiminta on asiallisesti järjestetty yhtiön kehittämistä ja johtamista ajatellen.
Käytännössä hallituksen tärkeimpiä tehtäviä on siis toimitusjohtajan valinta, taloyhtiössä vastaava asia on isännöintisopimuksen tekeminen.
Yleisesti hyviä ominaisuuksia isännöitsijälle ja yrityksen toimitusjohtajalle on se, että kehittää ja ylläpitää omaa osaamistaan. Myös erityisosaamiseen kannattaa kiinnittää johtajaa valitessa huomiota. Aloittelevan start up -yrityksen toimitusjohtajalta vaaditaan erilaista osaamista kuin vaikkapa pörssiyrityksen. Isännöintiin kohdistuviin odotuksiin vaikuttavat muun muassa asukkaiden tarpeet ja taloyhtiön elinkaaren vaihe.
Työnjaosta
Hallituksen ja johtajan välisen työnjaon pitää olla selvä.
Toimitusjohtajan tehtävä on toteuttaa hallituksen antamia toimeksiantoja ja johtaa itsenäisesti operatiivista työtä. Taloyhtiössä tämä tarkoittaa isännöintiin kuuluvia asioita, eikä hallituksen kannata käyttää aikaansa niihin.
Metsälä kertoo, että yritysmaailmassa hallituksella on pääasiallinen vastuu strategian luomisesta ja sen toteutumisen valvomisesta. Hänen mukaansa kauas katsominen on tärkeää.
Taloyhtiöissäkin hallituksen on tunnistettava tulevaisuuden haasteet, tavoitteet, talous ja asukkaiden toiveet. Tämä tehdään yleensä osakaskyselyllä.
Strategia laaditaan näiden tulosten pohjalta, ja yleensä sen laatii isännöinti. Kun strategia on kirjattu, sen toteutumista on helppo seurata.
Hallituksen vastuusta
Hallituspaikka on kunnianosoitus, mutta tuo myös vastuuta. Sitä ei tarvitse pelätä, kun on huolellinen. Huolellisuus tarkoittaa sekä yritysettä taloyhtiömaailmassa sitä, että perehtyy etukäteen kokouksissa käsiteltäviin asioihin eikä mene paikalle vain luottaen siihen, että muut hallituksen jäsenet tietävät ja tuntevat asiat.
Ammattitaitoinen isännöitsijä on hallituksen oikea käsi uusissa tilanteissa.
– Vastuusta ei voi vetäytyä olemalla passiivinen, Metsälä sanoo.
Myös itsensä jäävääminen on vastuun kantamista, jos käsiteltävänä on asia, josta on mahdollista saada etua itselleen tai lähipiirilleen.
Hallitus sparraa isännöintiä
Hallitus ei vain valvo toimitusjohtajaa tai isännöitsijää vaan toimii myös tämän sparraajana. Oleellista on, että taloyhtiössä puheenjohtajan ja isännöitsijän yhteistyö toimii.
Isännöitsijän on pidettävä puheenjohtaja kartalla taloyhtiön asioista, mutta tarkoitus ei ole raportoida jokaista risahdusta. Hallituksen on voitava luottaa isännöintiin.
Yrityksessäkin hallituksen ja toimitusjohtajan välillä vallitseva luottamussuhde on yhteistyön perusta.
– On keskusteltu siitä, kuinka paljon hallituksen jäsenet pitävät yhteyttä yrityksen muuhun johtoon. Itse kannatan avointa kulttuuria, kunhan toimitusjohtajan rooli on selkeä ja hänellä on tilaa tehdä työnsä. Hallituksen jäsenet eivät johda toimarin ohi, Minna Metsälä sanoo.
Taloyhtiön hallitus…
- Valitaan yhtiökokouksessa
- Edustaa kaikkia osakkaita
- Päättää yhtiökokouksen koolle kutsumisesta sekä siellä käsiteltävistä asioista ja niiden valmistelusta
- Ostaa isännöintiä ja tekee isännöintiyrityksen kanssa sopimuksen taloyhtiön johtamisesta ja varmistaa, että isännöinnillä on riittävät resurssit hoitaa asioita.
Roolit selviksi
- Hallitus ostaa isännöintiä, isännöinti palvelee hallitusta.
- Hallitus vastaa, isännöinti huolehtii.
- Hallitus päättää, isännöinti johtaa.
- Hallitus ymmärtää ja sparraa, isännöinti osaa ja tietää.
- Hallitus vahtii ja valvoo, isännöinti toteuttaa.
- Hallitus varmistaa, isännöinti näkee kokonaisuuden.
