Kirjanpitolain säädöksissä mainitaan, että tilinpäätökset ja niihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää kymmenen vuotta ja kirjanpidon tositteet sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
– Yhtiökokousten ja hallitusten kokousten pöytäkirjat kuten myös osakkaiden muutostyöilmoitukset tulee asunto-osakeyhtiölain mukaisesti säilyttää koko taloyhtiön olemassaolon ajan, Isännöintiliiton lakiasiantuntija, vt Jaana Sallmén sanoo.
Arkistoaineisto voi olla paperisessa tai sähköisessä muodossa, kunhan arkistointi toteutetaan luotettavasti.
Sopimuspapereiden ja esimerkiksi taloyhtiön remontteja koskevan dokumentaation arkistointivelvoitetta ei lainsäädäntö edellytä. Sallmén kuitenkin suosittelee säästämään nämäkin paperit vähintään niin kauan kuin sopimuksiin liittyvät vastuuajat ovat voimassa. Vanhentumissäännöksistä tuleva kymmenen vuotta on tässäkin hyvä nyrkkisääntö.
Arkistoaineisto voi olla paperisessa tai sähköisessä muodossa, kunhan arkistointi toteutetaan luotettavasti. Sähköinen muoto edellyttää, että arkistosta on olemassa esimerkiksi toisella palvelimella säilytettävä kaksoiskappale.
– Arkistoinnin hoitaa useimmiten isännöintiyritys. Hallitus on kuitenkin vastuussa siitä, että yhtiön arkistointi on järjestetty asianmukaisesti. Esimerkiksi isännöintiyrityksen vaihdostilanteessa hallituksen tulee huolehtia, että yhtiön asiakirjat siirtyvät kokonaisuudessaan uuteen isännöintiyritykseen, Sallmén sanoo.
