Sähköpostin käyttö pitäisi olla luvanvaraista, koska se on niin vaarallinen väline. Kun meili singahtaa maailmalle, sitä ei saa enää takaisin, vaikka kuinka maanittelisi. Jos kirjoitan, miten paljon alakerran juoruava eukko ottaa pattiin, viesti päätyy varmasti juuri hänelle. Sen jälkeen naapurisuhde saattaa muuttua hyiseksi.
Pikaistuksissa naputellut viestit tuppaavat aiheuttamaan sotkua. Isännöitsijältä voi tuhrautua enemmän tunteja asukkaiden kiivaiden viestien setvimiseen kuin remonttien suunnitteluun. Meiliboksi kannattaa jättää rauhaan, kunnes harmitus on haihtunut.
Sähköposti ei sovellu keskusteluun, varsinkaan mutkikkaista asioista. Jos lähden meilailemaan asuintalovarauksen ja rahastoinnin eroista, varaudun jo etukäteen verenpaineen nousuun ja runsaaseen hiustenlähtöön. Nenäkkäin tapaaminen on edelleen ylivoimainen keino yhteisymmärryksen saavuttamiseen ja vaikeiden asioiden selvittämiseen.
Kilometrin mittaisia viestejä ei kukaan lue, mutta jos vastaan sähköpostiin yhdellä sanalla, vastaanottaja tulkitsee sen kettuiluksi. Tärkeimmät viestit kulkevat rivien välissä, muistutti puhekouluttaja Juhana Torkki kiinteistöalan viestintäseminaarissa. Yksisanaisessakin viestissä on rivinväli, eikä siihen mahdu kauniita ajatuksia.
Muistaakseni en ole koskaan saanut työhön liittyvää kirjettä, jossa on hymiöitä. Sen sijaan ei ole ollenkaan tavatonta, että sähköposteissa vilisee erilaisia irvistyksiä. Sähköpostia kirjoittaessani suhtaudun siihen kuin puheeseen, mutta lukiessa tulkitsen sitä kirjeenä.
Valitettavasti olen itse tehnyt kaikki nämä virheet lukuisia kertoja. Jotta sinulla olisi helpompaa, tässä
5 vinkkiä, joilla onnistut
- Hengitä syvään 10 kertaa ennen meilin lähettämistä. Harkitse vielä kerran.
- Jos asia on vaikea tai vaatii keskustelua, sulje sähköpostiohjelma.
- Kun päätät lähettää viestin, mieti asia vastaanottajan kannalta. Kerro tärkein ensin.
- Kaikki minkä kirjoitat, löydät vielä edestäsi. Karsi arkaluontoiset asiat.
- Sano asiasi napakasti, mutta ystävällisesti.
P.S. Ilta-Sanomien sivuilla voit nyt testata, millainen naapuri olet. Ellei tulos miellytä, löydät lisää vinkkejä sopuisaan naapuruuteen Isännöintiliiton Asuminen taloyhtiössä ja Viihdy vuokralla –oppaista.
