Remontteja, vastikkeita, kunnossapitoa. Taloyhtiöissä hoidetaan paljon asioita. Mutta asiat eivät ole vain asioita, vaan jotta ne etenevät, tarvitaan ihmisiä – ja vuorovaikutusta. Se ei aina ole ihan helppoa, mutta tästä taloyhtiöviestinnän nelikentästä voi olla apua.
1) Arjessa tarvitaan tiedottamista. Se ei vaadi keskustelua, vaan hyvät tiedotteet ja oikean kanavan. Sähköinen toimii hyvin, etenkin jos tiedottajalla on kaikkien sähköpostiosoitteet, tai jos kaikki tietävät, että tiedotteet löytyvät taloyhtiösivuilta. Usein rinnalle tarvitaan luukkujakelua. Tärkeää on tehokkuus.
2) Palautekanavalle on paikkansa. Taloyhtiössä täytyy olla kaikkien tiedossa oleva yhteinen tapa antaa palautetta isännöinnille, huollolle tai hallitukselle. Osakkaat voivat antaa palautetta isännöinnistä tai hallitustyöstä sähköisesti puheenjohtajalle, ja tämä vie palautteet kootusti eteenpäin. Huollon suuntaan vikailmoitukset kulkevat kätevimmin verkkopalvelussa. Valitun kanavan on hyvä olla online, jotta palautteen saa antaa heti, kun se tulee mieleen.
3) Vapaamuotoista keskustelua pitää olla paljon. Sen tehokkuudella ole väliä. Ensinnäkin on hyvä, jos osakkaat puhuvat paljon keskenään: pihalla, Facebookissa, sähköpostissa, WhatsAppissa ja taloyhtiön järjestämissä tilaisuuksissa. Yhteisissä tilaisuuksissa voi käydä ensimmäiset keskustelut myös esimerkiksi tulevista korjaushankkeista. Osakkaiden välillä käytävien keskustelujen kirjallisen koosteen saa helpoiten käsiinsä teettämällä taloyhtiössä kyselyn. Millaisia toiveita osakkailla on asumisesta? Millaisen näkemyksen enemmistö jakaa vaikkapa korjausasioissa?
Toiseksi myös hallituksen kannattaa keskustella vapaamuotoisesti. Tällöin valmistellaan päätöksiä. Kasvokkain tapaaminen tai Skype toimii parhaiten. Asiasta riippuen mukana voi olla isännöitsijä tai muu erikoisasiantuntija. Moni valmisteleva keskustelu ei sovi sähköpostiin tai WhatsAppiin, joissa keskustelu silppuuntuu. Lisäksi väärinymmärryksiä tulee helposti, kun ilmeet ja äänenpainot puuttuvat. Hymiötkään eivät aina auta.
4) Viimeisin taloyhtiöviestinnän kategoria on päätöksenteko. Kyse ei ole uusien näkökulmien esiintuonnista, vaan valmistellusta päätösehdotuksesta, joka hyväksytään. Tähän sopii hyvin sähköposti.
