Raumalainen viiden taloyhtiön puheenjohtaja Arto Uusitorppa tunnistaa ongelman siitä, että taloyhtiöissä ollaan tyytymättömiä tiedotustapoihin.
– Asukkaat toivovat enemmän ja avoimempaa viestintää. He haluavat tietää asioista jo suunnitteluvaiheessa. Toivon, että isännöitsijät ottavat tietoa jakaessaan rohkeasti kantaa asioihin, koska he ovat alan ammattilaisia.
Viestinnän suunnittelija Taru Tuominen Viestintätoimisto Ellun Kanoista on sitä mieltä, että viestinnän toteuttaminen on isännöinnin, ei hallituksen tehtävä. Hallitus kuitenkin päättää taloyhtiön asioista. Siksi on oleellista, että hallitus ymmärtää viestinnän tärkeyden ja osaa tilata isännöinniltä laadukasta viestintää.
Asukkaat toivovat enemmän ja avoimempaa viestintää.
Monet isännöintiyritykset tarjoavat kattavia viestintäpalveluja.
Tiedonkulku vaikuttaa asumiseen liittyvien pienten arkisten asioiden sujumiseen ja auttaa asukkaita varautumaan tulevaan. Remontinkin keskellä on helpompi elää, kun siihen on ehtinyt valmistautua henkisesti ja taloudellisesti.
– Epätietoisuus on epämiellyttävä tila. Siksi on parempi antaa liikaa kuin liian vähän tietoa, Tuominen sanoo.
Laadi viestintäsuunnitelma
Länsi-Suomen OP-Isännöinti on mukana isännöintiyritysten viestinnän kehityshankkeessa. Isännöintipäällikkö Mauri Pere pitää viestintää isännöintipalvelun tärkeänä osana, josta on hyvä sopia isännöintisopimuksessa.
Pere on huomannut, että viestintä vaikuttaa taloyhtiön yhteishenkeen. Liian niukka tai harhaan johtava viestintä voi aiheuttaa ristiriitoja.
Liian niukka tai harhaan johtava viestintä voi aiheuttaa ristiriitoja.
Hallitus voi laatia yhdessä isännöinnin kanssa viestintäsuunnitelman tai tilata sen isännöintiyritykseltä.
Pere suosittelee, että isännöinti tekee jokaiselle taloyhtiölle oman asukaskansion, joka löytyy esimerkiksi taloyhtiön kotisivuilta netistä. Se on eräänlainen asumisen tietopankki, josta saa tietoa niin taloyhtiöstä kuin yrityksistä, jotka hoitavat taloyhtiön töitä.
Uutiskirjeet kuukausittain
Pere kokee uutiskirjeiden lähettämisen hyväksi tavaksi kertoa asiakkailleen ajankohtaisia asioita. Viestintäsuunnitelmaa laadittaessa näihin uutiskirjeisiin voi sisällyttää joka kuukaudelle oman teeman.
– Viestinnästä vastaa pääosin isännöinti, mutta hallituskin voisi lähettää pari kolme kertaa vuodesta oman tiedotteensa yhtiön asioista.
Asukkaat toivovat saavansa tietoa vähintään kerran kuukaudessa.
Isännöintiliiton johtaja Marjut Joensuu muistuttaa hallituksen jäseniä, että asukkaat eivät saa yhtä paljon tietoa kuin he. Hallituksesta usein tuntuu, että asiat ovat kohtuullisen hyvin hoidossa.
– Isännöintiliiton tutkimusten mukaan asukkaat toivovat saavansa tietoa vähintään kerran kuukaudessa. Asukkaat kokevat, että heidän asioitaan hoidetaan, kun he saavat säännöllisesti tietoa.
Hallitus, tee ainakin nämä:
- 1. Sovi isännöintiyrityksen kanssa, miten viestintä hoidetaan, ja miten sitä käytännössä toteutetaan. Tee selkeä palvelusopimus, jotta kaikki tietävät, mitä viestinnältä edellytetään.
- 2. Kerro myös asukkaille, miten viestintä on sovittu hoidettavaksi.
- 3. Seuraa viestinnän onnistumista säännöllisesti. Ovatko asukkaat tyytyväisiä? Mikä toimii, mikä ei, ja miten viestintää voisi yhä parantaa?
