Taloyhtiön edun mukaista on, että tapahtumista leviää julkisuuteen oikeita tietoja. Siksi kaikissa yhtiöissä kannattaisi sopia, kuka kommentoi taloyhtiön asioita ulospäin toimittajille ja viranomaisille.
Aina kyseessä ei tarvitse olla näkyvä onnettomuus vaan myös huono taloudenpito ja homeongelmat saattavat nousta otsikoihin.
Sopikaa vastuut ja reagoikaa heti
Vastuussa tiedotuksesta voi olla esimerkiksi isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja.
Esimerkiksi eräässä taloyhtiössä asukas putosi parvekkeelta, ja uutinen oli pian verkossa. Taloyhtiön oma tiedotus tökki, ja naapuritalon asukas soitti iltapäivälehteen ja kertoi silminnäkijänä, mitä oli tapahtunut. Tiedot olivat kuitenkin aivan vääriä, ja yhtiön edustajat joutuivat oikaisemaan jälkeenpäin virheitä.
Onnettomuuksista ja vahingoista pitää tietenkin informoida myös asukkaita ja sidosryhmiä, kuten huoltoyhtiötä ja viranomaisia.
Pahimpia virheitä, joita kriisiviestinnässä voi tehdä, ovat hidastelu, salailu ja valehtelu.
Ota selvää ja soita takaisin
Vastuuhenkilön täytyy olla valmis kommentoimaan, vaikka hän ei tietäisi asiasta mitään. Silloin kannattaa sanoa toimittajalle, että olen pahoillani siitä, mitä on tapahtunut. ”Vielä en tiedä tarkkaan kaikkea, mitä on tapahtunut, mutta ryhdyn selvittämään asiaa ja kerron lisää heti, kun tiedän.”
Kerro vain totuuksia
Pahimpia virheitä, joita kriisiviestinnässä voi tehdä, ovat hidastelu, salailu ja valehtelu.
Huonosti hoidettu kriisiviestintä saattaa pahimmillaan heikentää taloyhtiön mainetta, ja asuntojen myyntihinnat voivat laskea. Isännöintiyritys taas voi menettää asiakkaan, jos mokataan ankarasti. Jos taloyhtiö niittää mainetta esimerkiksi sillä, että pallopelien pelaaminen on kielletty pihassa, lapsiperheet tuskin haluavat muuttaa sinne.
Jos taas joku putoaa tuuletusparvekkeelta, ja julkisuudessa onnettomuudesta syytetään huonoa kunnossapitoa, taloyhtiön maine tärveltyy.
Hallitus ja isännöinti voivat tehdä viestintäsuunnitelman kirjallisena samoin kuin lakisääteisen pelastussuunnitelman. Tässä isännöintiyritykset voivat tarjota apuaan, jotta taloyhtiöiden hallituksen työ helpottuu.
