Ajanhallinta lähtee suunnittelusta. Aikaa kuluu usein vähemmän tärkeisiin tehtäviin. Tähän voi olla syynä silkka innostus. Innostuneena tulee tartuttua hommiin miettimättä, onko tehtävä oikeasti tärkeysjärjestyksen kärkipäässä.
Aina, kun sanot kyllä yhdelle asialle, sanot toiselle ei – ja päinvastoin. Ei:n sanominen tekee tilaa jollekin muulle. Itsensä johtaminen on valintojen tekemistä.
Kouluttaja Sirpa Puolakka muistuttaa, että hallituksella on oltava yhteiset, yhdessä sovitut tavoitteet. Se auttaa asioiden priorisoimista eli tärkeysjärjestykseen asettamista.
– Jos ydintehtävät jäävät epäselviksi ja priorisointi puuttuu, on vaarana kohkata menemään ilman, että saadaan kunnolla oikein mitään aikaan.
Jos ydintehtävät jäävät epäselviksi ja priorisointi puuttuu, on vaarana kohkata menemään ilman, että saadaan kunnolla oikein mitään aikaan.
Puolakka neuvoo hallitusta suunnittelemaan ajankäyttöä yhdessä, tekemään esimerkiksi vuosikellon. Vuosikellosta näkyy, mitä kaikkea vuoden aikana täytyy tehdä ja milloin. Yhteisen vuosikellon lisäksi jokainen voi tehdä oman henkilökohtaisen vuosikellonsa, johon voi merkitä esimerkiksi omassa työssä tai yksityiselämässä vastaan tulevat, vuoden kiertoon kuuluvat ruuhkahuiput.
Vuosikello auttaa myös hallitustyöskentelyä harkitsevia osakkaita tekemään päätöksen mukaan lähtemisestä. Hallitukseen saatetaan rekrytoida uutta väkeä innokkaasti mutta työmäärää vähätellen. Taloyhtiön edun mukaista on se, että hallitukseen saadaan jäseniä, joilla on oikeasti aikaa asioiden hoitamiseen, ja joiden ajanhallinta on kunnossa.
Varaudu yllätyksiin
Varaa aikaa ajankäytön suunnitteluun. Varmista, että teet oikeasti tärkeitä asioita. Aseta realistisia aikatauluja.
Tunnista aikaoptimismi. Saatat kuvitella tekeväsi jonkun sovitun tehtävän nopeasti, vaikka todellisuudessa siihen kuluu monin verroin aikaa. Tehtäviä jaettaessa kannattaa pohtia yhdessä, minkä verran mihinkin menee aikaa ja pilkkoa isot tehtävät osiin. Asioihin kuluu usein sen verran aikaa, kun niihin on käytettävissä.
Tee heti alta pois sellaiset asiat, joiden tekemiseen menee korkeintaan kaksi minuuttia.
Ennakointi on osa suunnittelua. Varaudu yllätyksiin. Joskus asiat eivät etene, koska joku muu ei ole tehnyt ajoissa omaa osuuttaan. Olemme riippuvaisia muista. Jätä kalenteriin pelivaraa, jotta ajanhallinta on helpompaa.
Erota toisistaan kalenterin täyttäminen ja työlistat. Merkitse kalenteriin vain aikataulutetut asiat: missä ja milloin sinun pitää olla sekä mihin mennessä joku tehtävä on saatava valmiiksi. Yksi kalenterin tarkoituksista on tehdä töitä näkyväksi itseään varten.
– Tee heti alta pois sellaiset asiat, joiden tekemiseen menee korkeintaan kaksi minuuttia.
Ajanhallinta alkaa aikavarkaiden tunnistamisesta
Palavereissa on paljon tyhjäkäyntiä. Palaverikäytänteistä kannattaa keskustella ja pohtia, miten niistä saisi mahdollisimman mielekkäitä. Yhdessä voi sopia esimerkiksi siitä, että kaikki tulevat palavereihin valmistautuneina.
Jokaisella on omat haasteensa. Yksi on täydellisyyden tavoittelija, toinen lykkääjä. Kolmannen on vaikea pyytää apua.
Pilkun viilaaminen synnyttää kiirettä. Erota toisistaan ne tehtävät, jotka täytyy tehdä hyvin ja ne, joissa vähempi riittää.
Puheenjohtajasta voi tuntua, että häntä nyitään koko ajan hihasta. Vähän väliä joku on kysymässä jotain. Taloyhtiössä voi kokeilla säännöllistä ”puheenjohtajan tuntia”.
Yhdessä sovituista tarkistuspisteistä on apua silloin, kun tehtävät lykkääntyvät tai niihin on vaikea keskittyä. Työhön tulee vipinää, kun joku on oikeasti kiinnostunut siitä, mitä olet saanut aikaan. Joskus pieni potkiminen on tarpeen, jotta asiat etenevät.
Työyhteisössä tiimit voivat sopia jonkun vähemmän miellyttävän asian tekemisestä yhdessä tai saman aikaan. Esimerkiksi eräässä tiimissä kaikki lykkäsivät jatkuvasti yhteydenottoa uusiin asiakkaisiin. He päättivät, että jokainen ryhtyy tuumasta toimeen tiettynä päivänä ja kellonaikana.
– Ehkä tällaista voisi kokeilla myös hallituksen kesken, Puolakka pohtii.
Puheenjohtajasta voi tuntua, että häntä nyitään koko ajan hihasta. Vähän väliä joku on kysymässä jotain. Taloyhtiössä voi kokeilla säännöllistä ”puheenjohtajan tuntia”. Näin puheenjohtaja voi palvella asukkaita ja osakkaita ilman, että hänen täytyy olla koko ajan saatavilla.
Erota tärkeät asiat vähemmän tärkeistä
Jos tehtäviä on paljon, jaa ne luokkiin. Mieti jokaisen tehtävän kohdalla, onko se tärkeä ja onko se kiireellinen.
Priorisoi ja luokittele tehtävät neljään luokkaan:
1. kiireelliset ja tärkeät
2. kiireelliset ja ei niin tärkeät
3. tärkeät mutta ei kiireelliset
4. ei kiireelliset, eikä niin tärkeät
Ihanne on se, että suurin osa tehtävistä on luokassa ”tärkeät mutta ei kiireelliset” ja niitä voi aikatauluttaa hallitusti ennen kuin ne muuttuvat kiireellisiksi. Silloin voit keskittyä oleelliseen ilman kiireen tuntua.
Ykkösluokassa ”kiireelliset ja tärkeät” ei saisi olla kovin paljon tehtäviä, jotta myös yllätyksille jää sijaa.
Siirrä tarpeen mukaan tehtäviä luokasta toiseen.
Lue myös: Hallitustyö helpottuu, kun opit sanomaan ei ja delegoimaan
