Valmistautumista kevään yhtiökokoukseen (helmikuu—maaliskuu)
Alkuvuodesta hallitus päättää kevään yhtiökokouksen ajankohdan ja suunnittelee yhtiökokouksen esityslistan. Lisäksi valmistellaan korjausten ja niiden rahoituksen päätösesityksiä. Tilinpäätöskokouksessa hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen sekä toimintakertomuksen. Tilinpäätöksen valmistelusta vastaa isännöinti.
On suositeltavaa, että hallitus lähettää tässä vaiheessa vuotta osakkaille tiedotteen, jossa kerrotaan lyhyesti taloyhtiön nykytilanteesta ja tulevaisuuden näkymistä. Samaan viestiin on hyvä koota kiinteistöhuollon, isännöinnin ja hallituksen yhteystiedot.
Vuosikellon valmistelua (maaliskuu—huhtikuu)
Keväästä taloyhtiön hallitus ja osakkaat istuvat yhteisen pöydän ääreen päättämään taloyhtiön asioista. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä.
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä.
Yhtiökokouksen jälkeen uusi hallitus järjestäytyy ja laatii isännöitsijän kanssa yhteistyösuunnitelman kuluvalle vuodelle. Vuosikelloon merkitään vuodenkierron ajankohtaiset aiheet.
Ennen lumien sulamista kannattaa päättää kevättalkoiden ajankohta. Miettikää hyvissä ajoin, mitä kaikkea voidaan kesän korvalla laittaa yhteistuumin kuntoon.
Edessä kesän remontit (huhtikuu—toukokuu)
Kevään yhtiökokouksen jälkeen hallitus järjestäytyy ja uudet hallituksen jäsenet perehdytetään tehtäväänsä. Yhtiökokousten päätösten toimeenpano aloitetaan:
valitaan toteutettavat urakat ja kilpailutetaan niiden tekijät. Jos tulevana kesänä on tiedossa ulkokorjauksia, niihin liittyvät työmaapalaverit käydään alkukesästä.
Viimeistään toukokuussa pidetään taloyhtiön kevättalkoot. Hallitus sopii isännöinnin kanssa, miten talkoista tiedotetaan asukkaille. Lisäksi se päättää etukäteen, mitä talkoissa tarjotaan ja sopii siitä, kenen vastuulla eväiden hankkiminen on. Hallitus huolehtii, että välineitä, kuten haravia ja lapioita on riittävästi. Isännöinnin kanssa sovitaan, kuka tilaa tarvikkeet huoltoyrityksestä.
Kesästä kohti syksyä (elokuu)
Talkoot on pidetty, ja pihamaa kukoistaa alkukesän vehreydessä. Pian suurin osa talonväestä lähtee lomanviettoon, osa pysyy kesän kotona. Taloyhtiön hallituksen kannattaa jo alkukesästä muistuttaa asukkaista siitä, miten koti jätetään lomakuntoon.
Taloyhtiön suuret remontit toteutetaan yleensä kesällä.
Taloyhtiön suuret remontit toteutetaan yleensä kesällä. Jos urakka painaa päälle, varautukaa pitämään kesän aikana useita kokouksia.
Elokuussa hallitus käsittelee välitilinpäätöksen, mikäli sellainen on päätetty tehdä. Lisäksi tässä kohtaa on hyvä valmistella tulevia korjaushankkeita. Siinä samalla voi pohtia myös mahdollisen syysyhtiökokouksen asialistaa.
Katseet jo ensi kesässä (syyskuu)
Jos seuraavalle vuodelle halutaan kilpailuttaa palveluntuottajia kuten kiinteistönhuolto, toimeen on ryhdyttävä viimeistään syksyllä. Vanhoissa sopimuksessa on usein kolmen kuukauden irtisanomisaika, joten päätökset vanhojen sopimusten irtisanomisesta tehdään tavallisesti syyskuun loppuun mennessä.
Mikäli taloyhtiössä pidetään syysyhtiökokous, hallitus ja isännöinti työstävät asialistan valmiiksi. Samalla voidaan pohtia, milloin on hyvä hetki pitää syystalkoot.
Hallituksen kannattaa muutenkin viestiä aktiivisesti ympäri vuoden. Alkusyksystä asukkaita varmasti kiinnostaa kuulla edellisen kesän korjaushankkeista.
Anna aikaa strategialle (lokakuu)
Vaikka huoltoyhtiö hoitaisikin pudonneet lehdet ja roskat suurimmaksi osaksi pois pihoilta, syksyistä puuhastelua riittää yleensä asukkaillekin. Talkoot ovat mukava tapa tutustua naapureihin ja pitää huolta yhteisestä asuinympäristöstä.
Syksyllä kannattaa avata vapaamuotoinen keskustelu taloyhtiön tulevaisuudesta ja pohtia mahdollisesti myös strategian laadintaa yhdessä isännöinnin kanssa. Pitkän ajan korjaussuunnitelmaa varten taloyhtiö tilaa ja käsittelee syksyllä kuntoarvion tai kattavamman kuntotutkimuksen.
Talkoot ovat mukava tapa tutustua naapureihin ja pitää huolta yhteisestä asuinympäristöstä.
Jos jokin raskas peruskorjaus, kuten viemärisaneeraus, on ensi kesän työlistalla, suunnitelmat ovat yleensä tässä vaiheessa vuotta valmiita ja urakoitsijoiden tarjouksia on aikaa käydä huolella läpi.
Turvallisuusasiat kuntoon (marraskuu)
Ennen lumen tuloa taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän on varmistettava yhdessä huoltoyhtiön kanssa, että kiinteistö on turvallinen. Ovatko kattojen lumiesteet ja kulkusillat kunnossa? Onko aurauksesta, hiekoituksesta ja kattolumien tarkkailusta sovittu selvästi? Entä miten saadaan lumenpudottajat nopeasti, sitten kun tarve jonain talviaamuna tulee?
Niissä taloyhtiöissä, joissa on päätetty pitää syksyn yhtiökokous vasta joulukuussa, valmistellaan talousarvio tulevalle vuodelle.
Nyt hallituksella on hyvää aikaa suunnitella myös omaa työtään ja miettiä esimerkiksi, miten tiedonkulkua asukkaille voisi taloyhtiössä parantaa.
Vuosi pakettiin ja ajatukset tulevaan (joulukuu)
Kunnossapitotarveselvitys on tärkeä väline kiinteistön suunnitelmalliseen hoitoon. Yhtiökokouksessa käydään sen pohjalta keskusteluja seuraavan viiden vuoden kunnossapidon tarpeesta, joka vaikuttaa olennaisesti yhtiövastikkeisiin. Selvitys voi vaatia kuntotutkimuksia, jolloin valmistelu on hyvä aloittaa jo ennen vuoden vaihdetta.
Tarkista myös loppuvuodesta, onko nykyiseen isännöintisopimukseen päivitystarpeita. Nyt on lisäksi aika aloittaa hallitustyön suunnittelu ja kokouskalenterin laadinta ensi vuodelle.
Vuodenvaihteessa kannattaa tarkastaa, muuttuvatko paikkakunnallasi taloyhtiöelämään vaikuttavat määräykset, kuten rakennus- tai jätehuoltomääräykset. Isännöitsijä selvittää tähän liittyvät asiat, mutta hallituksenkin on samalla hyvä tarkistaa esimerkiksi nykyisen lajittelun ja asukasohjeiden riittävyys.
Joulunajan viestintään kuuluu asukkaiden ohjeistaminen jouluun. Esimerkiksi kynttilöiden turvallisesta polttamisesta sekä joulun jätteiden oikeanlaisesta hävittämisestä kannattaa muistuttaa.
