Taloyhtiön tilikauden päättyessä isännöitsijä toimittaa kirjanpitäjälle tilinpäätökseen jaksotettavat tiedot taloyhtiöstä, esimerkiksi mittarilukemat ja tasauslaskut (kuten vesi ja lämpö). Lisäksi hän kokoaa kirjanpitoa varten muun muassa vakuutuskorvauksiin, avustuksiin ja korjauksiin liittyvät tiedot.
Kirjanpitäjä tekee tilinpäätösvalmistelut ja tilinpäätöskirjaukset, ja kerää yhteen tasekirjan tulosteet. Isännöitsijä toimittaa kirjanpitäjälle tilinpäätökseen liittyvät hallinnolliset päätökset, esimerkiksi peruskorjausten rahastointipäätökset. Isännöitsijä liittää tilinpäätökseen laatimansa toimintakertomuksen, joka kertoo taloyhtiön tilikauden tapahtumista sanallisesti.
Seuraavaksi tilinpäätös käsitellään hallituksen kokouksessa. Hallitus joko hyväksyy sen tai pyytää isännöitsijää tekemään muutoksia. Käsittelyn jälkeen hallitus ja isännöitsijä allekirjoittavat tilinpäätöksen.
Dokumentteihin voi tutustua etukäteen
Tilintarkastaja tekee tilintarkastuksen, ja mikäli hän havaitsee olennaisia virheitä tai puutteita, tilinpäätös palautuu korjattavaksi. Hallitus ja isännöitsijä käsittelevät asian uudelleen ja allekirjoittavat korjatun tilinpäätöksen. Tilintarkastaja antaa allekirjoitetun tilintarkastuskertomuksen. Kun tilinpäätös on valmis, hallitus päättää esittää sen yhtiökokoukselle vahvistettavaksi.
Tilinpäätös esitellään yhtiökokouksessa osakkaille.
Taloyhtiössä ei aina tarvitse valita tilintarkastajaa, esimerkiksi silloin, kun yhtiön rakennuksissa on alle 30 osakkaiden hallinnassa olevaa huoneistoa. Tällöin vastaavanlaisen tarkastuksen tekee toiminnantarkastaja.
Käytä aina ammattilaisia
Tilinpäätös esitellään yhtiökokouksessa osakkaille. Osakkailla on mahdollisuus esittää taloyhtiön taloudenpidosta kysymyksiä hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle. Yhtiökokous joko hyväksyy dokumentin tai pyytää taloyhtiön johtoa tekemään siihen muutoksia, jolloin asia palautuu hallituksen käsiteltäväksi. Kun tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laativat ammattilaiset, tällaiset tilanteet ovat erittäin harvinaisia.
Osakkaat voivat halutessaankäydä etukäteen tutustumassa tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen sekä tilintarkastus-/toiminnantarkastuskertomukseen isännöintiyrityksessä. Lain mukaan asiakirjat on pidettävä osakkaiden nähtävinä vähintään kahden viikon ajan ennen yhtiökokousta. Ne voidaan myös toimittaa osakkaalle postitse kohtuullista maksua vastaan.
Osakkailla on mahdollisuus esittää taloudenpidosta kysymyksiä hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle.
Asiakirjat voidaan lähettää myös sähköisenä, jos osakas niin pyytää. Yhtiökokouskutsussa voidaan myös mainita, jos dokumentit ovat nähtävillä taloyhtiösivuilla salasanojen takana.
Mahdollista korjausta vaatinut tilinpäätös hyväksytään varsinaisen yhtiökokouksen jatkokokouksessa tai ylimääräisessä yhtiökokouksessa. Kun tilinpäätös on valmis, isännöintiyrityksen kirjanpitäjä laatii veroilmoituksen verottajan vaatimassa aikataulussa.
Selkokielellä, kiitos
Osakkaat päättävät yhtiökokouksessa vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja isännöitsijälle. On tärkeää, että osakkaat ymmärtävät, miten taloyhtiön taloutta on tilikauden aikana hoidettu. Suuri osa osakkaista ei ole tottunut lukemaan tilinpäätösdokumentteja. Siksi moni olennainenkin asia voi jäädä ymmärtämättä. Tilinpäätöksen informatiivisuuteen, havainnollisuuteen ja visuaalisuuteen tulisikin panostaa.
Yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä pitää tiedottaa kaikkia osakkaita. Tiedotteeseen on hyvä tiivistää taloyhtiön taloudellinen tilanne eli ”miten meillä menee”, tulevaisuudennäkymät ja lähivuosina toteutettavat suuret korjaukset.
