Isännöitsijän eläkkeelle jääminen, työsuhteen päättyminen tai isännöintiyrityksen konkurssi ovat pakottavia syitä vaihtaa isännöitsijää. Joskus isännöitsijä vaihtuu, kun joku muu isännöintiyrityksen työntekijöistä siirtyy taloyhtiölle nimetyksi isännöitsijäksi. Tällainen siirtymä on helpoin.
Yleensä vaihdoksen taustalla on kuitenkin halu parantaa isännöinnin tasoa. Se miten vaihdos sujuu, on ensimmäinen merkki palvelun laadusta.
Vaihdoksen ei pitäisi lisätä hallituksen työmäärää
Kun isännöintifirmaa vaihdetaan, oletuksena on, että uusi hoitaa taloyhtiön asiat paremmin. Kun kaikki sujuu niin kuin pitääkin, isännöitsijän vaihto ei näy taloyhtiön hallituksen työmäärässä.
Uuden asiakkaan hallinnollisten asioiden haltuun ottaminen on isännöitsijälle iso rumba. Hänen pitää muun massa saada taloyhtiöltä oikeudet hoitaa pankkiasioita ja tehdä osoitteenmuutokset ja muutkin ilmoitukset. Uusi isännöintiyritys huolehtii, että taloyhtiön toiminnan kannalta välttämättömät paperit päätyvät oikeaan osoitteeseen. Isännöitsijä tarvitsee siis ajantasaisen kirjanpidon, kokousten pöytäkirjat, tilinpäätökset ja tasekirjat.
Käytännön järjestelyistä sovitaan edellisen isännöitsijän kanssa mieluusti hyvissä ajoin.
Uuden asiakkaan hallinnollisten asioiden haltuun ottaminen on isännöitsijälle iso rumba.
Kuka omistaa tiedon?
Vaikka Suomessa on käytössä useita keskenään yhteen sopimattomia kirjanpito-ohjelmistoja, aineisto olisi hyvä saada uudelle isännöintiyritykselle myös sähköisenä. Lisäksi taloyhtiötä koskevista sopimuksista olisi hyvä olla käytössä sähköiset versiot.
Ihan kaikki isännöitsijän hallussa oleva tieto ei ole taloyhtiön omaisuutta ilman erillistä sopimista eikä ilman erillistä korvausta. Esimerkiksi isännöintiyrityksen asiantuntijoiden luomat uudet tiedot eivät kuulu automaattisesti luovutettavien asiakirjojen piiriin.
Uusien tietojen omistusoikeudesta kannattaa sopia jo, kun uutta isännöintisopimusta tehdään. Esimerkiksi isännöintiyrityksen laatimat energiaselvitykset tai kunnossapito-ohjelmat ovat sellaisia, joiden luovuttamisesta kannattaa sopia erikseen. Isännöinti jalostaa usein taloyhtiön kunnossapitotietoa uusiksi dokumenteiksi.
Isännöintiyrityksellä saattaa myös olla esimerkiksi arvioita kiinteistön asuntojen hinnoista suhteessa niiden kuntoon. Tällaisenkin tiedon omistajuus on sopimuskysymys. Tieto, jota isännöintiyritys on jalostanut tai kerännyt, on sen omaisuutta.
Syytä olla tarkkana
Jos taloyhtiö vaihtaa isännöitsijää huolimattoman isännöinnin takia, on syytä olla tarkkana. Vaihdossa kirjanpitovastuu siirtyy aina uudelle isännöintiyritykselle. Jos vaihto tapahtuu kesken tilikauden, välitilintarkastus on paikallaan.
Uusi isännöintiyritys syynää uuden asiakkaan talouden heti ensimmäiseksi siltä varalta, että se ei joudu vastaamaan asioista, joita se ei ole itse ollut tekemässä. Jos esimerkiksi veroasioita ei ole kunnolla hoidettu, on ongelmaan puututtava heti.
Taloyhtiön asiakirjoja ei voida vaatia uudelle isännöitsijälle salaman nopeudella, koska edeltäjällä saattaa olla vielä jonkun sovitun asian hoitaminen kesken. Jos välttämättömiä dokumentteja ei ala kohtuullisen ajan sisällä kuulua, on uudella isännöitsijällä oikeus vaatia niitä. Tarvittaessa hän voi saada virka-apua poliisilta.
Tieto, jota isännöintiyritys on jalostanut tai kerännyt, on sen omaisuutta.
Pitäkää tilannepalaveri heti aluksi
Kun isännöitsijä on tutustunut uuden asiakkaan tietoihin, on hyvä pitää tilannepalaveri. Isännöitsijä kertoo yhtiön taloustilanteesta ja hallitus tutustuttaa hänet talon väkeen ja toimintatapoihin.
Tärkeintä uudessa alussa on molemminpuolinen avoimuus. Kun tieto kulkee hyvin, asioista on helppo päättää yhdessä.
Näin varmistat hyvän alkutaipaleen isännöinnin kanssa:
1. Asukaskysely on oiva tapa aloittaa isännöitsijän ja osakkaiden yhteistyö.
2. Kuittauslista selkiyttää taloyhtiön asiakirjojen siirtoa vanhalta uudelle isännöitsijälle. Sen perusteella on helppo valvoa, että kaikki tarpeellinen on saapunut perille.
3. Työmaa- ja kokouspöytäkirjojen tulee olla niin helppolukuisia, että ulkopuolinenkin ymmärtää, mitä on päätetty.
4. Keskeneräisistä hankkeista pitää olla selvät tiedot saatavilla: mitä osia hankkeesta on maksettu, paljonko lainoja nostettu ja mitä kenellekin on tiedotettu.
5. Hallitus voi pyytää yrityksiä kuvaamaan jo tarjouksessa, miten ne aikovat vaihdon toteuttaa.
