Kotitalon toimitukseen tulee usein kyselyjä taloyhtiöiden hallitusten jäseniltä siitä, miten saada passiivinen väki mukaan yhtiökokouksiin tai talkoisiin. Monissa yhtiöissä vain pieni vähemmistö osallistuu. Hallituksen kannalta ongelma on, että yhtiötä on vaikea kehittää, jos omistajien enemmistön tahto ei ole tiedossa.
Heikointa osallistuminen on taloyhtiöissä, joissa on paljon sijoittajaosakkaita tai vanhuksia. Pitkään talossa asuneet ajattelevat, että asiat tehdään kuitenkin vuodesta toiseen samalla tavalla, ja hyvä niin.
Täysin yhtenäistä näkemystä toisilleen vieraat ihmiset eivät voi ikinä saavuttaa, vaikka asuvatkin saman katon alla. Osakkaiden pitäisi kuitenkin sopia yhdessä edes siitä, halutaanko omaisuuden arvoa kasvattaa, säilyttää vai kuluttaa.
Kotitalo kokosi kuusi vinkkiä asukkaiden ja osakkaiden aktivointiin niin arjessa, talkoissa kuin yhtiökokouksissakin.
1. Pyytäkää asukkailta kirjallisesti mielipidettä siihen, miten he haluavat korjauksia toteutettavan.
Osallistumattomuus voi kertoa myös siitä, että johdon ja asukkaiden välille on revennyt kuilu. Asukkaat ajattelevat, että ei hyödytä osallistua, koska heitä ei kuitenkaan kuunnella. Tärkeää onkin tehdä selväksi, että heidän mielipiteillään on merkitystä. Se saa heidät innostumaan osallistumisesta.
Osakkaiden pitäisi kuitenkin sopia yhdessä edes siitä, halutaanko omaisuuden arvoa kasvattaa, säilyttää vai kuluttaa. Millä aikataululla ja kuinka laajasti korjauksia tehdään? Valitaanko arvon säilyttävä vai kasvattava linja vai halutaanko talo “käyttää loppuun” vain kiireellisimmät viat korjaten?
2. Arvioikaa, onko hallitustanne helppo lähestyä.
Ideoikaa uusia viestintätapoja, esimerkiksi asukaskirjeitä hallitusten kokousten päätöksistä ja asukkaiden palautelaatikkoa, tiedotteita ilmoitustauluille, taloyhtiösivuja tai Facebook-keskusteluryhmää.
Jotkut puheenjohtajat ovat istuneet hallituksessa vuosikymmeniä. Tällöin asiat hoidetaan helposti niin kuin on aina hoidettu. Nuorempia ja uudempia asukkaita pitäisi kuitenkin kuunnella erityisen herkällä korvalla, koska he näkevät asiat tuorein silmin. Pitkään talossa asuneet passivoituvat herkästi suhteessa ympäristöönsä.
3. Miettikää toimintatapojanne vähintään yhdessä hallituksen kokouksessa vuosittain.
Voisiko asiat hoitaa toisin? Voisiko osakkailta pyytää kommentteja taloyhtiön johtamisesta vaikkapa erikseen toteutettavalla kyselyllä?
Jonkinasteista yhteisöllisyyttä pitäisi olla kaikkialla, missä asutaan yhdessä. Mitä enemmän tehdään yhdessä, sitä vähemmän on riitoja. Usein ihmiset tarvitsevat vain rohkaisua osallistuakseen.
4. Nimetkää joku pohtimaan taloyhtiön yhteistä tekemistä.
Tehtävään voi nimetä myös hallituksen ulkopuolisen ihmisen, jolloin kaikki työ ei kasaudu hallitukselle. Parhaiten tehtävä sopii sellaiselle, joka on asunut talossa pitkään ja tuntee yhtiön ihmiset ja historian.
Monissa taloyhtiöissä talkoisiin osallistuvat aina vain samat ihmiset. Aktiiviset ihmiset saattavat kyräillä poisjääviä, ja se heikentää taloyhtiön ilmapiiriä ja lisää riitoja. Jos taas on pitkään jättäytynyt talkoista ja pihajuhlista pois, niihin voi olla vaikea tulla enää mukaan. Yhteistä tekemistä kehittävän henkilön täytyy ottaa huomioon nämä molemmat puolet.
5. Tehkää talkoista ja talkooilmoituksesta houkutteleva.
Perinteisessä talkooilmoituksessa kerrotaan aika ja paikka. Niiden lisäksi talkoiden merkityksestä kannattaa kertoa asukkaille mahdollisimman perusteellisesti: yhdessä tekemällä säästetään asumiskuluissa.
Kutsussa kannattaa myös listata tehtävät työt, jotta kaikki tietävät jo saapuessaan, mitä tuleman pitää. Jos taloyhtiön ylimmässä päätöksentekopaikassa, yhtiökokouksissa, käy vain kourallinen ihmisiä päättämässä yhteisistä asioista, osakkaita pitää houkutella. Hallituksen kannattaa panostaa kutsukirjeisiin.
Myös talkooruualla on merkitystä; herkut lisäävät yhteisöllisyyttä ja saavat osallistumaan paremmin kuin pelkkä kahvi tai makkara.
6. Panostakaa yhtiökokoukseen ja sen kutsuun.
Lähettäkää yhtiökokouskutsun mukana saatekirje. Saatekirjeessä kannattaa korostaa tärkeimpiä listalla olevia asioita sekä sitä, että osallistumalla osakas pääsee vaikuttamaan asumiskustannuksiin ja saa tietoja omaisuutensa hoidosta ja monista tärkeistä asioista.
Yhtiökokouksen yhteydessä voi järjestää myös keskusteluillan, ja kutsua sinne myös vuokralaiset. Näin tieto kulkee tehokkaammin myös taloyhtiön sijoittajaosakkaille, jotka eivät yleensä osallistu kokouksiin kovin ahkerasti, ja toisaalta vuokralaisille, jotka eivät aina saa tarpeeksi tietoa taloyhtiön asioista. Keskusteluhetki auttaa myös itse yhtiökokousta pysymään asiassa, jolloin osallistujien ei tarvitse pelätä ylipitkäksi venyvää ja laahavaa kokousta.
Kokouspaikallakin on merkitystä. Toisaalta oman talon kellari on lähellä ja sinne on helppo päästä, mutta lähistön kahvila tai auditorio voi olla mukavampi paikka – ja sinne saa tarjoilua. Kysykää vinkkejä isännöitsijältä tai tarvittaessa osakkailta yksinkertaisella kyselykaavakkeella: mitä kokouspaikkaa he suosisivat tai millaisia toiveita heillä on.
Onnistuneen kokouksen jälkeen osallistujia kannattaa muistaa kiittää. Osallistumisesta kiittäminen on hyvä keino saada ihmiset mukaan myös tulevaisuudessa.
