Jos osakas ei itse pääse taloyhtiönsä yhtiökokoukseen, hän voi valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan kokoukseen puolestaan. Valtuutusmuotoja on monia. Helpointa osakkaan kannalta on käyttää esimerkiksi yhtiökokouskutsun mukana tulevaa valtakirjapohjaa.
Valtakirja voi olla yksilöity koskemaan vain taloyhtiön yhtiökokouksia tai se voi olla avoin asianajovaltakirja. Avoimella valtakirjalla valtuutettu voi edustaa yhtiökokouksessa osakasta muiden valtuutustehtävien lisäksi.
Huoneistossa asuva leski tarvitsee aina valtuutuksen kaikilta kuolinpesän osakkailta edustaakseen kuolinpesää yhtiökokouksessa. Valtakirja voi tällöin olla toistaiseksi voimassa oleva tai määrätty koskemaan vain yhtä yhtiökokousta.
Samassa huoneistossa asuvat avo- ja aviopuolisot voivat edustaa toisiaan yhtiökokouksessa. Jos toinen puolisoita ei pääse osallistumaan yhtiökokoukseen, hänen kannattaa tehdä kirjallinen valtakirja. Näin yhtiökokous sujuu joutuisammin.
