Mitkä taloyhtiön käsittelemät tiedot katsotaan henkilötiedoiksi, apulaistietosuojavaltuutettu Heljä-Tuulia Pihamaa?
Sellaiset asukkaan tai osakkaan tiedot, joista henkilö pystytään tunnistamaan joko suoraan tai epäsuorasti, esimerkiksi tietoja yhdistelemällä. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, kameravalvontatallenteet ja tallentavan kulunvalvonnan kautta kerätyt avainkohtaiset ovenavaustiedot. Huoneiston teknisiä ja olosuhdetietoja (kuten lämpötila, vedenkulutus tai remonttitiedot) on käsiteltävä henkilötietojen tavoin, jos ne ovat yhdistettävissä esimerkiksi asukasluettelon kautta tiettyihin henkilöihin.
Miten henkilötietoja pitäisi taloyhtiössä käsitellä?
Yhtiön on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä ja käsiteltävä henkilötietoja lainmukaisesti, kohtuullisesti ja läpinäkyvästi. Henkilötietoja saa kerätä ja käyttää vain ennalta määriteltyyn tarkoitukseen.
Henkilötiedot on säilytettävä tietoturvallisesti, jotta ulkopuolisilla ei ole niihin pääsyä. Tiedot on pidettävä ajan tasalla ja poistettava, kun säilyttämiselle ei ole enää perusteita. Henkilötietojen käsittelystä on kerrottava selkeästi ja ymmärrettävästi esimerkiksi taloyhtiön ilmoitustaululla tai verkkosivuilla nähtävissä olevalla tietosuojaselosteella.
Asunto-osakeyhtiölaissa säädetään tarkasti joidenkin tietojen, muun muassa osakeluettelon ja remonttirekisterin tietojen, säilytysajoista.
Mitä pitää ottaa huomioon henkilötietojen jakamisen osalta?
Asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja voi käsitellä ulkopuolinen palveluntarjoaja, kuten isännöintiyritys, huoltoyhtiö tai urakoitsija. Tällöin taloyhtiön on sovittava henkilötietojen käytöstä kirjallisella sopimuksella, annettava palveluntarjoajalle kirjalliset ohjeet henkilötietojen käyttöön ja varmistettava tietojen tietosuojasäännösten mukainen käyttö.
Laissa on säädetty asuntokauppaan liittyvien tietojen luovuttamisesta. Välitysliike saa antaa asunnon ostoa harkitsevalle ostopäätöksen kannalta keskeiset tiedot. Henkilötiedoista olennainen on myyjän nimi, muut tiedot, kuten myyjän henkilötunnus, peitetään tai poistetaan isännöitsijäntodistuksesta. Kun ostotarjous on hyväksytty, myyjän henkilötiedot voidaan esittää kokonaisuudessaan.
Vuokrattua asuntoa myytäessä ostotarjousta harkitsevalle voidaan antaa vuokrasuhteeseen ja sen hoitoon liittyvää tietoa ja esittää vuokrasopimus, jossa vuokralaisen henkilötiedoista on näkyvissä vuokralaisen nimi.
