Lain mukaan asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenet pitää ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle viiveettä, kun yhtiökokous on valinnut uudet päättäjät. Asiasta huolehtii joko isännöitsijä tai joku hallituksen jäsenistä.
– Ilmoitus on vaivattominta tehdä netissä YTJ-asiointipalvelussa eli osoitteessa ytj.fi. Liitteeksi hallituksen ilmoittamiseen tarvitaan oikeaksi todistettu kopio yhtiökokouksen pöytäkirjasta. Sähköisesti tehtynä ilmoituksen käsittelymaksu on neljäkymmentä euroa, Patentti- ja rekisterihallituksen neuvontalakimies Jukka Tavi kertoo.
Tavin mukaan myös taloyhtiön isännöitsijän tai tilintarkastajien vaihtuminen pitää ilmoittaa kaupparekisteriin. Tämäkin hoituu YTJ-palvelun kautta. Jos taloyhtiön hallituksen jäsen eroaa tai hänen tehtävänsä päättyy kesken kauden, hän voi halutessaan tehdä asiasta muutosilmoituksen itsekin.
Ilmoitukset edellyttävät suomalaista henkilötunnusta ja sähköistä tunnistautumista esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla. Tietoturvasyistä ilmoitukseen ei liitetä pöytäkirjoja, joissa on henkilötunnuksia tai henkilöiden kotiosoitteita.
Jos asian hoitaminen sähköisesti mietityttää, kannattaa katsoa Youtubesta Patentti- ja rekisterihallituksen julkaisema Näin teet kaupparekisteri-ilmoituksia netissä -videosarja. Videoissa opastetaan työnkulku vaihe vaiheelta.
Kaikki ilmoitukset voi tehdä myös paperisina, mutta tällöin käsittelyaika pitenee ja palvelumaksu nousee.
