Millä perusteella osakas voi kieltää tietojensa julkaisemisen yhtiökokouksen ääniluettelossa?

Syynä voivat olla turvakielto tai henkilötiedonluovutuskielto. Äänestää ei voi, ellei tietoja merkitä ääniluetteloon.

Jos osakas haluaa äänestää yhtiökokouksessa, ei hänellä lähtökohtaisesti ole mahdollisuutta salata henkilötietojaan, sillä ääniluetteloon merkitseminen on yleisesti äänestämisen edellytyksenä. Ääniluettelo muodostetaan yleensä osakeluettelon pohjalta. Osakeluettelo on puolestaan julkinen osakkaan nimen osalta, lukuun ottamatta turvakielto- tai henkilötiedonluovutuskieltoa.

Osakeluettelon käsittelijöinä voivat toimia taloyhtiöt sekä Maanmittauslaitos. Jos osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitoksen hallitsemaan osakehuoneistojärjestelmään, voi osakas pyytää yhteystietojensa salassapitoa Maanmittauslaitokselta. Salassapitopyynnön voi yksilöidä niin, ettei se koske osakeluetteloa ja sen perusteella muodostettavaa ääniluetteloa.

Turvakiellon osalta tilanne on Maanmittauslaitoksen kannalta erilainen. Jos osakkaalla on Digi- ja väestötietoviraston myöntämä turvakielto, väestötietojärjestelmästä ei välity turvakiellon alaisia yhteystietoja Maanmittauslaitoksen rekistereihin ja järjestelmiin. Taloyhtiölläkään ei ole Digi- ja väestötietoviraston määräämän turvakieltoon perustuvan luovutusrajoituksen perusteella oikeutta luovuttaa tietoja muille kuin viranomaiselle tai sellaiselle taholle, jonka oikeus sitä vaatii.

Turvakielto ja henkilötiedonluovutuskiellot tulevat siten huomioitavaksi ääniluettelon laadinnassa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, ettei turvakiellon saaja voi käyttää äänioikeuttaan yhtiökokouksessa.

Salassapitokiellon osalta osakas voi, taloyhtiön ylläpitämän rekisterin tapauksessa, suostua siihen, että hänet merkitään yhtiökokouksen ääniluetteloon. Tai, Maanmittauslaitoksen tapauksessa, hän voi rajata salassapitokieltonsa koskemaan muita luetteloita ja asiakirjoja paitsi osakeluetteloa.

Marina Furuhjelm, asianajaja, Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy