Toimiva yhteistyö isännöinnin kanssa on taloyhtiön arjen tärkeimpiä kulmakiviä. Jos asiat eivät syystä tai toisesta suju halutulla tavalla, on keskustelu ja palautteen antaminen tärkeä ensiaskel. Onko nykyistä yhteistyötä mahdollista kehittää? Usein jo pelkkä suun avaaminen vie asioita positiiviseen suuntaan. Myös huoltoyhtiöllä voi olla näkemystä, toimiiko nykyinen yhteistyö heidän näkökulmastaan katsottuna.
Lue lisää: Emme ole tyytyväisiä isännöintiin, mitä tehdä?
Jos taloyhtiön hallituksessa herää tarve etsiä kokonaan uusi isännöintiyritys, on syytä kääntää ajatukset ensimmäiseksi omaan yhtiöön. Ennen kuin yhtäkään yhteydenottoa tai tarjouspyyntöä lähtee maailmalle, kannattaa hallituksen pohtia huolella vastaukset ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä tarvitsette ehdottomasti? Onko lähitulevaisuudessa edessä esimerkiksi suuri korjaushanke?
- Mitä haluaisitte tarpeellisen lisäksi? Kaipaatteko esimerkiksi sähköistä varausjärjestelmää ja rappunäyttöä?
- Mitä teille tapahtuu tulevaisuudessa? Onko luvassa remonttisuma vai leppoisampi aikakausi?
- Miltä näyttää alueen kehitys laajemmin? Onko seudulle luvassa uutta väestöä vai koetteleeko muuttotappio?
Hyvä tuki tulevaisuudenvision luomisessa ovat asukas- ja osakaskyselyt, joiden myötä kaikki saavat äänensä kuuluviin ja kokonaiskuva hahmottuu muidenkin kuin hallituksen jäsenten näkökulmasta. Parhaassa tapauksessa taloyhtiölle on jo laadittu strategia, jossa toiveet ja tarpeet ovat jo valmiina.
Jokaisessa taloyhtiössä pitäisi tietää, mistä asioista on sovittu ja mitä.
Kun taloyhtiön tilanne, tarpeet ja halut on määritelty, syntyy myös riittävän tukeva pohja tarjouspyynnön tekoon. Kannattaa myös muistaa, että taloyhtiö tarvitsee elinkaarensa eri vaiheissa erilaista osaamista ja apua. Hyvä yhteistyö kantaa näissä käänteissä ja kaikki lähtee siitä, että tietää mitä ostaa.
Lue lisää: Tiedättekö taloyhtiössä mitä ostatte?
Muista ainakin nämä liitteet
Hyvä tarjouspyyntö kertoo kerralla kaiken tarpeellisen, eikä herätä pelkkiä lisä- ja jatkokysymyksiä. Tehdyt peruskorjaukset ja tulevaisuuteen suunnitellut hankkeet ovat vastaanottajalle tärkeää tietoa. Rakennusvuosi ja huoneistojen sekä esimerkiksi liiketilojen määrä kuuluvat pakollisiin perusasioihin.
– Olisi hyvä kertoa, miksi isännöintiä ollaan vaihtamassa ja mikä taloyhtiössä koetaan tärkeäksi. Toisille tekninen tai taloudellinen osaaminen on olennaista, toiset taas arvostavat esimerkiksi energia-asioita ja suunnittelevat energiaremonttia, neuvoo Isännöitsijätoimisto Falleniuksen toimitusjohtaja Danny Fallenius.
Tärkeimmät tarjouspyynnön liitteet ovat yhtiöjärjestys, tilinpäätös liitteineen, isännöitsijäntodistus ja kunnossapitotarveselvitys. Näiden pohjalta vastaanottajalle muodostuu kokonaiskuva yhtiön tilanteesta ja tarpeista. Toiveet ja ”olisi kiva” -asiat voi myös kertoa jo tässä vaiheessa.
Lue lisää: Kaikki, mitä sinun pitää tietää taloyhtiön yhtiöjärjestyksestä
– Tarjouspyynnön ei tarvitse olla monisivuinen, mutta siihen panostaminen on tärkeää. Muuten taloyhtiössä päädytään helposti tilanteeseen, jossa saadut tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia, Fallenius lisää.
Tie sopivien ammattilaisten luokse
Mistä sitten löytää juuri se meille sopiva yritys? Puskaradion sekä tuttavien ja muiden taloyhtiöiden hallituskollegoiden vinkit voivat auttaa eteenpäin.
Isännöintiliiton ilmainen Hae isännöintiä -palvelu auttaa isännöintiyritysten etsimisessä, vertailussa sekä tarjouspyynnön laatimisessa. Palvelun kehitystyössä on kuunneltu taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajia.
– Heidän mukaansa tarjouspyyntöjen laatiminen tuntuu hankalalta. Ylipäätään sopivan isännöintiyrityksen löytäminen sekä palveluiden vertailu koettiin vaikeaksi, kertoo Isännöintiliiton vt. yksikön johtaja Marianne Falck-Hvilstafeldt.
Paikkakuntakohtaisen haun avulla voi tutustua alueella toimiviin yrityksiin ja heidän palveluihinsa. Tarkennetulla haulla on mahdollisuus valikoida esimerkiksi yrityksiä, jotka tarjoavat sähköisiä kokouksia tai teknisiä asiantuntijapalveluita. Valinnanvaraa riittää, sillä palvelussa on lähes 600 yritystä 50 eri paikkakunnalta.
Tarjouspyynnön ei tarvitse olla monisivuinen, mutta siihen panostaminen on tärkeää.
Kiinnostavat yritykset kootaan omalle listalle, josta tarjouspyynnön voi lähettää kaikille valituille yhden lomakkeen kautta. Valmis lomake pitää huolen, ettei tarjouspyyntö jää epämääräiseksi tai puutteelliseksi.
– Tarjouspyynnössä on hyvä mainita perustietojen ja liitteiden lisäksi osakkaiden toiveet isännöinnille, toteaa Falck-Hvilstafeldt.
Tukimateriaaliksi palvelusta löytyvät esimerkiksi isännöinnin hankintaohje sekä lakimääräisen isännöinnin kuvaus, jossa on esitelty isännöinnin perustehtävät.
– Kun saan tarjouspyynnön, kiitän tietysti ensimmäisenä, perehdyn pyyntöön ja kysyn lisää puhelimitse tai sähköpostilla. Tarjouksen tehtyäni ehdotan myös tapaamista hallituksen kanssa, Fallenius kertoo.
Kirjallinen sopimus on kaiken perusta
Jopa 79 % taloyhtiöiden hallitusten jäsenistä ei tunne isännöintisopimuksen sisältöä, isännöitsijät arvioivat Isännöintiliiton Isännöinnin ammattilaiset 2017 -selvityksessä.
Jokaisessa taloyhtiössä pitäisikin tietää, mistä asioista on sovittu ja mitä. Myös turhilta epäselvyyksiltä ja pettymyksiltä vältytään todennäköisemmin, kun sopimuksen sisältö tunnetaan molemmissa päissä.
– Jos ei tiedä millaista palvelua ostaa, kannattaa asia nostaa puheeksi isännöinnin kanssa. Palveluiden ostaminen vaatii osaamista ja perehtymistä, Falck-Hvilstafeldt sanoo.
Uuden isännöintiyrityksen kanssa on syytä katsoa kirjallinen isännöintisopimus tarkasti läpi heti yhteistyön alussa. Sovittuihin asioihin on helppo palata matkan varrella.
Lue myös: Millainen on hyvä isännöintisopimus?
Lue myös: Millainen on hyvä isännöitsijä?
