Miten teillä hoidetaan taloyhtiön rahaliikenteen seuranta, laskutus ja hallitukselle raportointi?
Pia Laine: Meillä on Majakka Talousraportointi -palvelu, jonka kautta kaikki hallituksen jäsenet voivat seurata yhtiön taloutta. Tarkistan ja hyväksyn laskut ennen maksuun laittamista. Korjaushankkeiden laskut kuittaa ensin valvoja. Hallituksen tilaamien töiden ja tarvikkeiden laskut hyväksytän hallituksen puheenjohtajalla. Informoin poikkeavista laskuista ja siitä, jos yhteistyökumppaneiden laskuissa on reklamoitavaa.
Veli Rapinoja: Käytössäni on talous- ja kiinteistöhallinnan palvelu Visma Fivaldi, josta saa helposti raportit ja taloustiedot. Maksan sitä kautta myös laskut. Hallituksen puheenjohtajalla on tunnukset palvelun raportointinäkymään, joten hän pystyy seuraamaan ostovelkoja, vastikkeita ja tilitietoja. Raportoin neljästi vuodessa hallituksen kokouksessa saldo- ja saatavatiedot.
Seppo Haaksiala: Seuraan taloyhtiön rahaliikennettä ja hoidan laskujen kierrätyksen. Poikkeuksista raportoin hallitukselle sähköpostitse
sekä välitilinpäätöksillä tai kassavirtalaskelmilla. Isoista yllättävistä menoista päätetään hallituksessa.
Minna Vähä-Ettala: Meillä taloushallinto on täysin sähköisessä muodossa. Laskut kulkevat aina kolmen henkilön kautta. Kiinteistösihteeri käsittelee ensin laskut, jonka jälkeen ne siirtyvät isännöitsijän hyväksyttäväksi. Toinen kiinteistösihteeri hoitaa maksatuksen. Taloyhtiön puheenjohtajalla on tunnukset järjestelmään, mutta he eivät näe esimerkiksi kirjanpitoraportteja tai taseita. Seuraamme taloutta päivittäin. Likviditeettiongelmissa isännöitsijä on yhteydessä hallitukseen.
Millaisia toiveita hallituksilla on talouden seurantaan?
Vähä-Ettala: Että se olisi mahdollisimman helppoa ja toiminta hallituksen ja isännöintiyrityksen välillä läpinäkyvää.
Laine: Hallitukselle ei riitä enää tieto tilin saldosta, onneksi. Hallitukset ovat tietysti erilaisia, tarpeet vaihtelevat jäsenten osaamisen mukaan.
Haaksiala: Jos kaikki sujuu normaalisti, hallitukselle riittää tilinpäätöskokous, jolloin käydään kaikki tilinpäätökseen liittyvät tapahtumat läpi. Poikkeuksista raportoidaan erikseen.
Rapinoja: Hallituksen on voitava luottaa siihen, että isännöitsijä toimii taloyhtiön parhaaksi. Sähköisestä järjestelmästä saatavat raportit koetaan luotettavammaksi kuin samojen tietojen saaminen suullisesti.
Mitä vinkkejä antaisit hallitukselle?
Laine: Taloyhtiön taloudellinen tilanne kannattaa käydä läpi neljännesvuosittain. Tämä helpottaa tilinpäätöskokousta.
Rapinoja: Talouden seurantaan on hyvä luoda rutiineja. Puheenjohtajan kannattaa päättää mitä hän seuraa – esimerkiksi lainojen saldojen tai maksukäyttäytymisen kehittymistä.
Haaksiala: Puheenjohtajan kannattaa ottaa itse yhteyttä isännöitsijään, vaikkei mitään hälyttävää tai poikkeavaa olisikaan ja kysellä, mikä on tilanne.
Vähä-Ettala: Moni kuvittelee talouden seuraamisen vaikeammaksi kuin se onkaan. Ole aktiviinen ja kiinnostunut, opastamme mielellämme.
Panelistit:
Seppo Haaksiala, isännöitsijä, IPH-Isännöitsijäpalvelut Oy
Pia Laine, isännöitsijä, Realia
Veli Rapinoja, isännöitsijä, Insinööri-isännöinti
Minna Vähä-Ettala, kiinteistösihteeri, Lounaisrannikon OP-Isännöinti Oy
