“Tiedon saanti on asia, joka usein hiertää erilaisissa yhteisöissä – niin työelämässä kuin asunto-osakeyhtiöissäkin. Ihmiset kokevat, ettei heille kerrota asioista, vaikka usein mitään erityistä kerrottavaa ei edes ole. Toisaalta tiedon tulva on niin valtavaa, että ihminen ei välttämättä ota vastaan tietoa, joka ei juuri sillä hetkellä tunnu koskettavan häntä itseään. Miten siis saada ihmiset kokemaan, että heistä välitetään ja heille annetaan kaikki tarvittava tieto?
Näitä mietin oltuani taloyhtiön hallituksen puheenjohtajana vuoden verran. Tulossa oli mittavia remontteja. Ilman niitäkin 90 asunnon yhtiössämme sattuu ja tapahtuu asioita, jotka kiinnostavat ihmisiä. Jokaisesta rikotusta ikkunasta tai huutavasta palohälyttimestä ei voi jakaa tiedotteita.
Asioiden taustat ja perustelut voi käsitellä vapaamuotoisemmin ‘juorukirjeessä’.
Niinpä aloin kirjoittaa vuosikirjettä, joka tunnetaan juorukirjeenä. Kerään siihen aineistoa koko vuoden sattumuksista, taustoitan tapahtumia sekä perustelen, miksi jotkut asiat, kuten hallituksen pöytäkirjat, eivät ole julkisia.
Juorukirjeessä asioita voi käsitellä vapaamuotoisemmin kuin virallisessa vuosikertomuksessa. Viimeksi kerroin esimerkiksi isännöitsijävaihdoksen taustat kahdella sivulla: montako tarjousta pyydettiin ja saatiin, mikä oli lopullinen valintaperuste. Muita aiheita ovat jätteiden lajittelu, luvaton pysäköinti pihamaalla, tupakointi yhtiön tiloissa, pesutuvan ja saunan käyttöön liittyvät potentiaaliset kiistanaiheet jne.
Allekirjoitan kirjeen aina omissa nimissäni. Juorukirje ei siis ole hallituksen virallinen katsaus eivätkä muut hallituksen jäsenet ole vastuussa sanomisistani. Lopullisen version kirjeestä hekin saavat vasta vuosikokouspapereiden mukana. Tosin kysyn heiltä aina vinkkejä siitä, mitä vuosikirjeessä voisi käsitellä.
Kirje lähetetään vuosikokouspapereiden mukana ja jaetaan kaikille asukkaille, myös vuokralaisille. Isännöitsijä on alkanut antaa siitä kopion isännöitsijätodistuksen mukana. Se on muodostunut niin suosituksi, että ihmiset tulevat jo pyytämään, voisinko käsitellä sitä tai tätä seuraavassa kirjeessäni. Kun se teknisen erehdyksen vuoksi jäi vuosi sitten pois kokouspapereista, moni ehti tulla ilmaisemaan pettymyksensä, että olen lakannut sitä laatimasta, ennen kuin se saatiin jakoon.”
