”Hallituksen tehtävä on hoitaa omistajien etuja. Siksi on tiedettävä, mitä osakkaat haluavat.
Hallitus voi tehdä vuosikellon ja merkitä siihen, montako kokousta pidetään ja mitä asioita milloinkin käsitellään. Itse kerron esityslistassa etukäteen, mistä asioista kokouksessa päätetään, mistä vasta keskustellaan. Näin päätöksenteolle tulee tilaa ja hallituksen jäsenet saavat ajatteluaikaa.
Puheenjohtajan vastuulla on prosessin kuljettaminen kohti päätöstä.
Kun esityslistalla lukee, että asiasta päätetään, kaikki tietävät, että näin tapahtuu. Puheenjohtajan vastuulla on prosessin kuljettaminen kohti päätöstä. On turhauttavaa, jos kokouksissa vain istutaan.
Hallituksen on oltavapäätöksentekokykyinen ja -haluinen. Puheenjohtajan on vedettävä napakasti hallituksen keskustelua yhteen tyyliin ’tulkitsen, että hallitus on tätä mieltä’. Puheenjohtaja ei saa pamauttaa heti kärkeen mielipidettään ja runnoa sitä läpi. Hänen on otettava kaikkien mielipiteet huomioon ja annettava keskustelulle aikaa niin kauan, että yksimielisyys syntyy. Lopuksi hän vetää keskustelun yhteen ja muotoilee päätöksen: mitä on päätetty, kuka tekee ja mihin mennessä.
Puheenjohtajan kannattaa varmistaa, että sihteeri kirjaa päätöksen juuri kuten asiasta on sovittu. Asiat unohtuvat, jos pöytäkirja kirjoitetaan monen viikon kuluttua kokouksesta. Jos itse toimin sihteerinä, teen pöytäkirjan vuorokaudessa. Pöytäkirjaan on hyvä kirjata, että päätös oli yksimielinen.
Suosittelen, että kokouksissa päätetyt asiat kerrotaan kaikille osakkeenomistajille.
Suosittelen, että kokouksissa päätetyt asiat kerrotaan kaikille osakkeenomistajille. Taloyhtiön asioita ei kannata pitää salaisuuksina, ellei niissä ole yksityisyydensuojaan kuuluvia asioita.
Suunnittelua ja seurantaa varten voi muodostaa työryhmän, jossa on muitakin kuin hallituksen jäseniä.
Isommissa projekteissa kannattaa tehdä taulukko, hallituksenseurantalista, johon luetellaan, mitä toimenpiteitä päätös vaatii ja milloin niiden on oltava valmiita.
Seurantalista otetaan aina esiin hallituksen kokouksissa. Tämä edistää päätöksen toimeenpanoa. Katse kiinnittyy eteenpäin, päätökset eivät jää mappeihin pölyyntymään.
Päätökset ovat turhia, jos kukaan ei valvo toteutumista. Tämä on puheenjohtajan vastuulla.
Joskus hallituksen jäsenet ajattelevat, että kun ei päätetä mitään, ei tule tehtyä virheitä. Virheitä on turha pelätä. Uusia päätöksiä voi tehdä, jos aiemmat eivät enää toimi. Pääasia, että asiat etenevät.”
